Il concetto di Documento Elettronico non è nuovo. Da anni le medie e grandi aziende hanno adottato l'EDI ed implementato uno degli standard previsti per scambiarsi informazioni relative a transazioni cmmerciali.

Negli ultimi anni, però, sono intervenuti elementi talmente innovativi da far cambiare completamente il modo di concepire il documento elettronico:

1. I documenti, da circa 10 anni, sono sempre più spesso generati in modo elettronico già sul nascere. Ciò e sicuramente vero, anche per la piccola e media impresa, per ciò che riguarda i documenti commerciali, e sta diventando vero anche per la pubblica amministrazione (vedi la trasmissione elettronica dei dati civilistici e fiscali delle imprese)
2. La rappresentazione dei dati ha trovato in XML una tecnologia in grado di garantire che l'informazione possa essere manipolata allo stesso tempo, e con la stessa facilità, da un uomo come da un computer. Ciò permette di produrre un solo documento, la cui semantica può essere sempre compresa e la cui rappresentazione può avvenire sui pù svariati supporti (video, stampante, interfaccia vocale, palmare, memoria interna di un computer, memoria di massa di un computer).
3. Sono stati creati, e si sono consolidati, strumenti per la "stampa elettronica" di documenti che un tempo erano solo cartacei. Il più importante di questi è il formato PDF, che è noto a tutti e che da un semplice PC può essere letto, memorizzato e stampato. I PDF possono oggi essere "firmati", e possono essere letti ed interpretati da speciali software, in grado di riconoscere i contenuti sulla base della loro "forma" e del loro posizionamento.
4. La disponibilità di Internet ha reso possibile l'invio a costi sostanzialmente nulli di quantità gigantesche di documenti (solo in Italia quasi 300 milioni di eMail al giorno)
5. La legislazione ha recentemente ammesso la validità legale di documenti elettronici aventi valenza legale e fiscale, come la fattura di vendita (vedi D.L. 52/2004 del 20 Febbraio 2004. Interessante, al riguardo, il commento di Cristina Ferretti)

La combinazione di tutto ciò delinea uno scenario in cui, progressivamente, il trattamento di documentazione cartacea scompare a favore di un trattamento automatico di file elettronici che, benchè visualizzabili, verificabili e stampabili da un essere umano, possono essere generati, trasmessi, interpretati e memorizzati direttamente da un computer.

Questo scenario permette la realizzazione di una delle promesse dell'eBusiness, consistente in un salto di paradigma non tanto (come si è erroneamente creduto in alcune esasperazioni da fine anni 90) nel cuore del modello di business, quanto nel modo in cui l'azienda interagisce con il mondo esterno.