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Momenti di verifica

Il AIPA al tempo T0 indicherà alla CM il proprio Responsabile di Progetto, indicato di seguito come Responsabile di Progetto Cliente oppure Responsabile di Progetto AIPA. Sarà compito del Responsabile di Progetto AIPA garantire la corretta aderenza del progetto alle esigenze del AIPA interagendo con il Responsabile di Progetto della CM per garantire il buon andamento del progetto. Sarà ancora compito del Responsabile di Progetto AIPA farsi garante dell'interazione con la struttura del AIPA per soddisfare le eventuali esigenze che si dovessero rendere necessarie per portare a termine il progetto nel rispetto dei livelli qualitativi richiesti.

Il AIPA al tempo T0 indicherà alla CM il proprio Responsabile di Commerciale del Progetto, indicato di seguito Responsabile Commerciale del Progetto Cliente oppure Responsabile Commerciale del Progetto AIPA. Sarà compito del Responsabile Commerciale del Progetto AIPA curare tutte le esigenze commerciali che si rendessero necessarie per garantire il buon andamento del progetto.

Le comunicazioni tra CM e AIPA avvengono tramite incontri tecnico/operativi, riunioni decisionali e scambio di documenti.

10.1 Incontri tecnico/operativi

Gli incontri tecnico/operativi vengono concordati tra il Responsabile di Progetto CM ed il Responsabile di Progetto AIPA, che definiscono lo scopo, il luogo e la durata dell'incontro, oltre alle persone partecipanti.

Tali incontri non vengono verbalizzati né danno esito a decisioni ufficiali, ma possono produrre documenti tecnici temporanei (Es. specifiche, piani operativi) che verranno eventualmente ufficializzati come di seguito riportato.

10.2 Riunioni decisionali

Le riunioni decisionali sono caratterizzate da un Ordine del Giorno, concordato tra i Responsabili di Progetto AIPA e CM al momento di definizione dell'incontro, e da un verbale di riunione, validato con firma dai Responsabili di Progetto CM e AIPA alla conclusione della riunione stessa.

Una copia del verbale di riunione validato viene consegnata ad entrambi i Responsabili di Progetto CM e Cliente.

Qualora la riunione decisionale dovesse riguardare aspetti commerciali/contrattuali relativi al progetto, ciò è esplicitamente riportato nell'Ordine del Giorno definito per la stessa, e sono di conseguenza coinvolti, anche nella validazione del verbale finale, i rispettivi Responsabili Commerciali del Progetto CM e Cliente.

Una riunione decisionale non implica necessariamente la presenza fisica dei partecipanti. Purché ne vengano soddisfatti i requisiti caratterizzanti (Ordine del giorno, verbale validato) la riunione può effettuarsi con modalità virtuale attraverso l'uso di tecnologie specifiche (fax, Email etc..).

Compatibilmente con le esigenze sia del Responsabile di Progetto del Cliente che della CM si cercherà di indire almeno una riunione decisionale con cadenza quindicinale per illustrare lo stato di avanzamento della commessa.

10.3 Scambio di documenti

I documenti scambiati tra CM ed il Cliente si classificano in documenti informali e documenti ufficiali.

I documenti informali (bozze, suggerimenti e altro), al contrario dei documenti ufficiali, non costituiscono parte integrante della documentazione di progetto, né a livello tecnico né a livello contrattuale.

I documenti ufficiali si classificano come tali se rispondenti ai seguenti requisiti :

1. identificativo unico del documento, della sua versione, e della data di redazione;
2. accettazione esplicita del documento da parte dei Responsabili di Commessa CM e Cliente (Tecnico e/o Commerciale a seconda del documento). La accettazione di un documento può avvenire in uno dei seguenti modi:
   1. firma per accettazione del documento stesso, con annessa data dell'accettazione;
   2. riferimento esplicito di accettazione, comprendente l'identificativo unico del documento della sua versione, riportato nel verbale di una riunione decisionale.

Tutte le richieste di modifica o di aggiunte ai requisiti o ai documenti approvati, provenienti sia da CM che da AIPA, dovranno essere redatte in forma scritta, concordate e firmate per approvazione dai rispettivi Responsabili di Progetto.

I documenti ufficiali prodotti da CM dovranno essere valutati da AIPA entro 2 giorni lavorativi dalla data di consegna del documento stesso. L'eventuale mancata approvazione del documento sarà accompagnata da un documento redatto e firmato dal responsabile di commessa AIPA. In esso saranno identificate le parti non approvate e verranno specificate le modifiche richieste. Sarà compito della CM produrre un nuovo documento che incorpori, laddove possibile, le variazioni richieste, e sottoporlo nuovamente alla accettazione da parte della AIPA, specificando anche l'impatto prodotto dalle variazioni richieste (es.: ritardi di consegna, eventuali impegni da parte di AIPA, eventuale impatto sulla qualità del prodotto ecc.).

Qualora trascorra il termine fissato dei 2 giorni per l'approvazione/rigetto del documento da parte della AIPA, il documento è da intendersi implicitamente approvato.

10.4 Segnalazione dei problemi a AIPA

Si definisce pertanto una procedura di segnalazione dei problemi, che inficiano il corretto svolgimento delle attività pianificate, di seguito descritta :

1. utilizzando un apposito modulo, CM segnala l'evento a AIPA, descrivendone : la data di rilevazione, l'eventuale sottosistema esterno all'oggetto del presente progetto interessato, la descrizione dettagliata del problema, il numero massimo di giorni entro cui il problema dovrà essere risolto per evitare posticipazioni nelle consegne (o alternativamente l'impatto sulla qualità del prodotto);
2. AIPA, essendo informata sul manifestarsi del problema, avrà possibilità di adoperarsi per la sua rapida risoluzione. In caso di impossibilità di risoluzione del problema entro i termini previsti, AIPA avrà visibilità immediata sui conseguenti ritardi delle consegne, corrispondenti al numero di giorni di ritardo con cui il problema è risolto rispetto al numero massimo di giorni per la risoluzione definito nella segnalazione.(assumendo un pari numero di risorse impegnate nel progetto durante il periodo di ritardo e di recupero);
3. il modulo con la segnalazione del problema dovrà essere firmato alla ricezione dal Responsabile di Progetto AIPA (o un suo delegato), e, quando il problema è stato risolto, lo stesso modulo dovrà essere firmato per conferma della risoluzione dal Responsabile di Progetto CM (o un suo delegato).

Per garantire un maggiore controllo e verifica sul processo sarà cura di CM mantenere un log di tutte le segnalazioni dei problemi e della loro evoluzione, e rendere disponibile il log aggiornato al AIPA.