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Adoptée par de la Commission Ad Hoc sur les normes de description
Stockholm, Suède, 21-23 janvier 1993
(Version finale adoptée par le CIA)
0. GLOSSAIRE DES TERMES ASSOCIES AUX REGLES GENERALES
1. DESCRIPTION A PLUSIEURS NIVEAUX
2. REGLES DE LA DESCRIPTION A PLUSIEURS NIVEAUX
Vedette principale au titre:
ISAD(G) : norme générale et internationale de description archivistique : adoptée par la Commission ad hoc sur les normes de description, Stockholm, Suède, 21-23 janvier 1993:version finale adoptée par la CIA
Publ. aussi en anglais sous le même titre.
En tête du titre: Conseil international des archives, International Council on Archives.
ISBN 0-9696035-2-5
1. Documents d'archives-Normes. 2. Catalogage-Archives-Normes. 3. Description bibliographique-Normes. I. Conseil international des Archives. Commission ad hoc sur les normes de description.
Z695.2.I8314 1994 025.3'414'0218 C94-900750-1
Préparé avec le concours financier de l'Unesco
Toutes les traductions du présent document doivent contenir l'énoncé suivant dans
la langue de traduction. L'original est en anglais. La présente traduction n'est qu'un
document de référence. Ce n'est pas un document officiel.
Version française établie par Christine Nougaret et Christine Pétillat
Copyright CIA
La reproduction de cette publication est autorisée à condition de citer la source.
ISBN 0-9696035-2-5
Secrétariat
a/s Archives nationales du Canada
Bureau des normes de description en archivistique
395, rue Wellington, Ottawa Ont. K1A 0N3
Canada
Téléphone +.1.613.996.7592 Télécopieur +.1.613.995.2267
AP.1 | Un avant-projet de règles générales a été élaboré par un sous-groupe de la Commission ad hoc sur les normes de description. Ce sous-groupe a été constitué à la première séance plénière de la Commission réunie à Höhr-Grenzhausen (Allemagne), en octobre 1990. |
AP.2 | Le sous-groupe comprenait les membres suivants : Wendy Duff, Coordinatrice, Michael Cook, Sharon Thibodeau, Hugo Stibbe, Directeur du projet et secrétaire. |
AP.3 | Le sous-groupe s'est réuni à Liverpool (Royaume-Uni), en juillet 1991, pour achever l'avant-projet. Celui-ci a été examiné, modifié et enrichi, lors de la séance plénière de la Commission Ad Hoc qui s'est tenue à Madrid, en janvier 1992. L'avant-projet a été officiellement adopté au cours de cette réunion. Cet avant-projet est connu sous le nom d'avant-projet de Madrid de l'"ISAD(G) : Norme générale et internationale de description archivistique". |
AP.4 | L'avant-projet de l'ISAD(G) de Madrid a été diffusé pour commentaires dans la communauté archivistique internationale en février 1992, traduit dans les langues du CIA, et distribué au XIIe congrès international des Archives à Montréal en septembre 1992 où il a été examiné en séance publique. La commission s'est une nouvelle fois réunie à Stockholm, en janvier 1993, pour étudier et réviser le document suite aux commentaires reçus du monde entier ou formulés lors de la séance publique de Montréal. Le présent document est l'aboutissement de ce processus. |
AP.5 | Une révision quinquennale de ce document est souhaitable ; une recommandation en ce sens sera faite au CIA quand ce texte lui sera soumis pour publication. |
AP.6 | La Commision Ad Hoc du CIA sur les normes de description remercie l'Unesco pour son appui financier à ce projet. Elle remercie également les Archives nationales du Canada, pour l'aide fournie au secrétariat, ainsi que les institutions qui ont reçu la Commission pendant l'élaboration de ce document, les Archives nationales et le ministère de la Culture d'Espagne et les Archives nationales de Suède. |
1. | Les présentes règles générales pour la description
archivistique font partie d'un processus qui a pour jectif b. de faciliter la recherche et l'échange d'informations sur les archives ; c. de permettre l'utilisation de fiches d'autorités communes ; d. de rendre possible l'intégration de descriptions provenant de différents services d'archives dans un système d'information unifié. |
2. | S'agissant des règles générales, elles sont conçues
pour s'appliquer, à toutes les descriptions de documents d'archives quelles que soient la
nature et l'importance de l'unité de description. Ces règles régissent la rédaction de
chacun des vingt-six (26) éléments qui peuvent être combinés pour constituer la
description d'une entité archivistique. |
3. | Chaque règle se compose b. d'un énoncé sur l'utilité de l'élément dans la description ; c. d'un énoncé de la règle ou des règles générales applicables à cet élément ; d. et, si nécessaire, d'exemples qui illustrent l'application de la (ou des)règle(s). |
4. | L'organisation des règles reflète le plan préconisé pour toute
description incorporant les éléments régis par ces règles. A l'intérieur de ce plan,
les éléments sont regroupés en six zones
2. La zone du contexte
3. La zone du contenu
4. La zone des conditions d'accès et d'utilisation
5. La zone des sources complémentaires
6. La zone des notes
|
5. | Les vingt-six éléments couverts par ces règles générales peuvent
servir à la description, mais seul un petit nombre d'entre eux sont indispensables à
toute description. Quelques-uns sont considérés comme essentiels pour tout échange
international d'information. Ce sont b. l'intitulé ; c. les dates extrêmes (dates de création des documents ou dates de constitution de l'unité de description) ; d. l'importance matérielle de l'unité de description ; e. le niveau de description. Si le nom du producteur n'est pas compris dans l'intitulé, l'élément de description
qui le contient est alors indispensable pour tout échange international. |
6. | L'utilisation dans une description archivistique donnée d'éléments
descriptifs supplémentaires dépendra de la nature de l'unité de description, ainsi que
des exigences du système d'information (manuel ou informatisé) dont elle relève.
Certains systèmes pourront inclure, outre une description du fonds lui-même, des
descriptions de ses composantes (par exemple séries, pièces). Pour assurer l'efficacité
et la clarté de ces systèmes, la préparation des descriptions à plusieurs niveaux
devra suivre les règles relatives aux liens entre les descriptions et le contenu. A cet
effet des règles sur la description à plusieurs niveaux ont été introduites dans les
présentes règles générales. |
7. | Les zones de description prévues par les règles générales sont celles
qui paraissent avoir l'utilité la plus grande dans un contexte archivistique
international. Cet effort de normalisation n'est qu'un commencement. Des règles
spécifiques ultérieures devront être formulées pour régir la description de
catégories particulières de documents tels que les documents cartographiques, les films,
les fichiers informatiques ou les chartes, les actes notariés ou les titres de
propriété. |
8. | Les points d'accès se fondent sur les éléments de description. La
qualité des points d'accès est assurée par le contrôle d'autorité. Etant donné
l'importance des points d'accès pour la recherche, il conviendra d'élaborer des
principes directeurs internationaux sur leur formulation. La Commission Ad Hoc sur les
normes de description prépare actuellement une norme de description pour les fiches
d'autorité. Les vocabulaires et les conventions qui seront utilisés pour les points
d'accès devront être élaborés à l'échelle nationale ou pour chaque langue. Les
normes ISO suivantes sont utiles pour élaborer et mettre à jour des vocabulaires
normalisés : ISO 5963 Documentation - Méthode pour l'analyse des documents, la
détermination de leur contenu et la sélection des termes d'indexationet ISO 2788
Documentation - Principes directeurs pour l'établissement et le développement de
thésaurus monolingues. |
9. | Pour les références bibliographiques citées dans quelqu'élément de
description que ce soit, on suivra la dernière version de la norme ISO 690 Documentation
- Références bibliographiques - Contenu forme et structure. |
0.1 | Les termes ci-dessous et leurs définitions constituent une partie intégrante des présentes règles de description. Les définitions ont été rédigées spécifiquement pour les besoins de ce document. |
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1.1 INTRODUCTION Si l'on décrit un fonds dans son ensemble, on en établira une
description unique, en utilisant les éléments descriptifs qui sont présentés plus loin
dans la section 3 du présent document. Si la description des subdivisions du fonds est
souhaitable, on peut les décrire séparément en utilisant aussi les éléments
appropriés décrits à la section 3. La somme de ces descriptions reliées
hiérarchiquement, ainsi que l'illustre le tableau de l'annexe, représente le fonds et
ses subdivisions. Pour les présentes règles, cette technique de description s'appelle la
description à plusieurs niveaux.
Quatre règles fondamentales, doivent être observées lorsqu'on établit une
hiérarchie de descriptions. (cf. les règles 2.1 à 2.4).
2.1 DESCRIPTION DU GENERAL AU PARTICULIER
2.2 INFORMATIONS ADAPTEES AU NIVEAU DE DESCRIPTION
2.3 LIENS ENTRE LES DESCRIPTIONS
2.4 NON - REPETITION DES INFORMATIONS
3.1.1 Référence
Exemples :
CA NAC ANC-C2358
US LC 72-064568
MY P/AMM Z4
MY MS ANM P/PESU.H.C.O.410/1915
FR AD 53/234 J
3.1.2 Intitulé
Exemples :
Account of occurrences at Peace River 1832
Hue and cry and Police Gazette 1828-1842
Shipments of rubber for Italy and France
Société ardoisière de l'Anjou. Exploitation de Renazé (Mayenne)
Fonds Perret
Fonds Hennebique
Si nécessaire, abréger un titre trop long dans la mesure où on ne perd pas d'information essentielle.
Ou bien rédiger une analyse concise. Au niveau du fonds, donner le nom du producteur. Aux niveaux inférieurs, donner, par exemple, le nom du producteur, un terme indiquant le type de documents composant l'unité de description et, dans les cas appropriés, une expression faisant mention de l'action, de l'objet et de la localisation.
Différencier titre et titre forgé suivant les usages nationaux ou linguistiques.
Exemples :
Minute books of the Women's Christian Temperance Movement
Letters of Presbyterian missionaries serving in Manitoba
Videotapes of Ronald Reagan's campaign speeches
Records of the Coast and Geodetic Survey
(Titre au niveau du fonds)
Papers of the Rockefeller Family (Titre au niveau du fonds)
3.1.3 Dates de création des documents contenus dans l'unité de description
Exemples :
23 mars 1927
circa 1930
1858
avant 1850
1907-1949
1907-
21.2.1915-21.12.1915
Inscription facultative
(a) dates de la période prédominante ou lacunes importantes. Ne jamais donner la période prédominante sans préciser les dates extrêmes.
1703-1908 (principalement 1780-1835)
1923-1945 (manque 1933 à 1935)
(b) dates des documents que le service d'archives conserve.
1907- aux archives : 1907-1958 (principalement 1930-
)
(principalement 1930-1958)
3.1.4 Niveau de description
Exemples :
Fonds
Série
Sous-série
Dossier
Pièce
3.1.5 Importance matérielle de l'unité de description (quantité, volume ou dimension)
Exemples :
2 rouleaux de pellicule
128 photographies
19 chemises
25 registres
20 pièces
20 m (548 articles)
Ou bien, préciser le métrage linéaire ou le volume de l'unité de description.
Exemple :
300 boîtes (30 m)
Si la mesure d'une unité de description est donnée en mètres linéaires et que l'on juge utile d'ajouter des renseignements supplémentaires, les inscrire entre parenthèses.
Exemple :
4 m (ca. 10 200 pièces)
Eventuellement, lorsque l'unité de description fait partie d'un fonds ouvert, chiffrer le total connu à une date donnée et ce que l'on conserve.
Exemple :
128 photographies (au 6 février 1990) aux archives : 58 photographies
[Certaines informations de cette zone, à savoir le nom du producteur et l'histoire administrative/notice biographique peuvent, dans certaines applications, être traitées dans des fichiers d'autorité chaînés. Voir I.8.]
3.2.1 Nom du producteur
3.2.2 Histoire administrative/Notice biographique
Pour les personnes physiques ou les familles, donner leurs nom et prénom, leurs titres, dates de naissance et de décès, lieu de naissance, lieux de résidence, activités, profession ou postes occupés, nom d'origine et tout autre nom, réalisations importantes et lieu de décès.
Exemple :
Louis Hémon est un écrivain français né à Brest en 1880 et mort à Chapleau (Canada, Ontario) en 1913. Après des études de droit à la Sorbonne, il vécut huit ans en Angleterre, puis s'établit au Canada en 1911, vivant à Montréal et dans une ferme à Péribonka (Lac Saint-Jean). Pendant sa courte carrière, il rédigea plusieurs livres et articles dont le plus célèbre est Maria Chapdelaine : récit du Canada français, publié en 1916
Pour les personnes morales, donner leur nom ainsi que ses variantes successives, leurs dates d'existence, les références des textes réglementant leurs attributions et leur organisation.
Exemples :
The Freedman's Bureau was established in the War Department 3 Mar. 1865, to supervise all activities relating to refugees and freedmen and to assume custody of all abandoned or confiscated lands or property. Abolished 10 June 1872, and remaining functions transferred to the Freedmen's Branch, Office of Adjudant General and after 1879, to the Colored Division of the Office of Adjudant General
La Kingston Steam Trawling Company a été constituée en 1891. Hellyer Bros en est devenu actionnaire majoritaire en 19[?]. En 1961 la société a été absorbée par les Associated Fisheries quand ceux-ci et Hellyer Bros ont fusionné. Elle a cessé son activité en 1965 et a été dissoute en 1972
La société ardoisière de l'Anjou a été constituée le 16 juillet 1894 par quatre actionnaires dans le but d'acquérir et d'exploiter plusieurs carrières en Maine-et-Loire (Trelazé et Noyant-la-Gravoyère) et dans la Mayenne. L'acquisition des ardoisières de Renazé s'est étalée sur quatre ans : propriétaire de la carrière d'Ensuzières et actionnaire majoritaire de la société Laubinière (1894) ; propriétaire des ardoisières de la Touche et du Fresne (1895) ; propriétaire de Laubinière (1897). Victime de la concurrence espagnole vers 1960, la société ardoisière de l'Anjou a fermé son dernier puits à Renazé le 31 décembre 1975
3.2.3 Dates de constitution de l'unité de description
Exemple :
1917-1919
(La Commission législative mixte de l'Etat de New-York chargée d'enquêter sur les
activités séditieuses a été en activité et a produit des archives de 1917 à 1919.
Les dates réelles des documents à l'intérieur des séries, vont cependant de 1900 à
1919, reflétant les dates de création des documents originaux rassemblés à titre de
preuve lors des enquêtes de la Commission)
21.2.1915 - 21.12.1915
3.2.4 Historique de la conservation
Option : lorsque l'unité de description provient directement du producteur, ne pas faire d'historique de la conservation ; considérer plutôt ce renseignement comme la Modalité d'entrée. (voir 3.2.5)
Exemples :
Les archives de l'Ocean Falls Corporation ont été conservées par Pacific Mills Ltd. et ses successeurs jusqu'au rachat du moulin et du site par le gouvernement provincial de Colombie-britannique en 1973. En 1976, les archives ont été versées à l'Ocean Falls Public Library qui a entrepris le reclassement des archives dans leur ordre primitif
Originally collected by George Madison and arranged by his nephew, John Ferris, after Madison's death. Purchased by Henri Kapper in 1878 who added to the collection with materials purchased at auctions in Philadelphia and Paris, 1878-1893
Records inherited by Houghton Urban District Council in 1937 and later deposited at Durham Record Office. Transferred to Tyne and Wear Archives Service on 28 July 1976
Le fonds de l'exploitation de Renazé comprend, probablement depuis les années 1895-1897, deux fonds d'entreprises absorbées : ceux de la société ardoisière de Laubinière et de l'ardoisière de la Touche, établissement Bourdais et Cie
3.2.5 Modalités d'entrée
Exemples :
Versement du département de Géographie, 16 juin 1977
Don des soeurs de Peter Neve Cotton, Mme Mary Small de Saltspring Island et Mme Patricia Jarvis de Bellevue, Washington, mars 1983
Acheté chez Sotheby's, 29 mars 1977
Les livres d'ordre ont été versés par le Pension Office en 1909 ; les registres de correspondance par le Département d'Etat en 1915
Reçus de Euroc AB, Malmö. Date d'acquisition : 27-10-1978
Versé par le Selangor Secretariat. Sultan Abdul Samal Building, Kuala Lumpur, 1967
Don de la Société ardoisière de l'Anjou (exploitation de Renazé) aux Archives départementales de la Mayenne, 1969
3.3.1 Présentation du contenu
Exemples :
General policy files and registers of the Ministry of Health and the Ministry of Housing and Local Government relating to extinguishment of tithe rent charges. The files contain information about grants to local authorities, rates and rate refunds, and evidence submitted to the Royal Commission on Tithe Rent-charge in 1934. The registers contain records of payments of grants to various authorities from 1938 to 1955 under the Tithe Act 1936
High Commissionner's Office file relating to shipments of rubber for Italy and France. The file contains correspondence between the Secretary to F.M.S. and the Secretary to the High Commissioner's Office for the Malay States regarding rubber exports. This includes the name of the vessel, nationality, date of sailing, description of the item, quantity, destination, exporter, and the consignee
Ce fonds unique en Mayenne est susceptible d'intéresser tout à la fois l'histoire sociale, économique et industrielle du département. Il contient des documents très divers, des pièces comptables, de la correspondance, des plans, des papiers relatifs aux grèves, à la sécurité dans les mines, au groupement économique d'achat, à la Société de secours, etc. A titre d'exemple, la longue série constituée par les comptes rendus hebdomadaires de l'ingénieur relatifs à la marche de l'entreprise (1910-1930) constitue une source exceptionnelle puisqu'il s'agit d'un véritable "journal de bord" de l'exploitation
3.3.2 Tris et éliminations, règles de conservation
Le cas échéant, indiquer le responsable de l'opération de tri.
Exemples :
Ont été conservés les dossiers d'une année sur dix
Tous les dossiers sont à conservation illimitée conformément à la règle des National Archives of Malaysia : "Conservation permanente des archives antérieures au 31-12-1948"
Très peu d'éliminations ont été effectuées au cours du classement de ce fonds : seuls les brouillons informes ou illisibles, les formulaires vierges ou en exemplaires multiples en ont fait l'objet. Globalement, ces éliminations n'ont pas dépassé la valeur d'une liasse
3.3.3 Accroissements
Exemples :
Les archives de l'Office of the Ceremonials Assistant sont versées en fin d'année universitaire, à l'expiration d'un délai d'utilité administrative de 5 ans. En moyenne, 40 cm sont ainsi versés chaque année le 1er août
Accroissements prévus
3.3.4 Classement
Exemples :
Les archives sont classées dans l'ordre primitif résultant de l'activité de leur producteur, le High Commissionner's Office
Dossiers rangés par ordre alphabétique. Dans le dossier 163, dix-sept sous-dossiers (cotés 163/1-17) traitent de l'achat du Seaford Dock
Numéro d'ordre chronologique/numéro de pièce au sein du dossier
Le plan de classement adopté est le suivant : administration, comptabilité et finances, personnel, fonctionnement, matériel d'exploitation et outillage, propriétés immobilières, entreprises absorbées
3.4 ZONE DES CONDITIONS D'ACCES ET D'UTILISATION
3.4.1 Statut juridique
Exemples :
Archives publiques versées conformément à la section 4(1) du Public Records Act 1958
Versé conformément au National Archives Act no 44/1966
Archives privées
3.4.2 Accessibilité
Exemples :
Accès soumis à l'autorisation écrite du directeur de l'entreprise
Correspondance familiale non communicable avant 2010
Archives soumises à la loi sur l'accès à l'information et à la vie privée
Pas de communication avant microfilmage
Communicable à tous les chercheurs inscrits
La majorité des documents contenus dans ce fonds est librement consultable. Néanmoins, la communication de certains dossiers relatifs au personnel est soumise à des conditions ou à des délais de consultation particuliers
3.4.3 Droit d'auteur/Conditions de reproduction
Exemples :
Droits détenus par CHYZ-TV
Reproduction soumise à l'autorisation du président de la société
Reproduction des photographies autorisées aux seules fins de recherche. Publication interdite sans l'autorisation écrite de Kenneth McAllister
Les archives du Malaysia Copyright Act de 1987 sont dans le domaine public, leur reproduction est soumise à l'autorisation des National Archives of Malaysia
3.4.4 Langue des documents
Exemples :
Portugais
Texte principal en latin ; mentions dorsales en anglo-normand
Anglais
Français
3.4.5 Caractéristiques matérielles
Exemples :
Images effacées
Lisible uniquement avec lampe de Wood
3.4.6 Instruments de recherche
Exemples :
Fichier
Instrument de recherche détaillé (par article) disponible
Instrument de recherche : Records of Parks Canada (RG84) / Gabrielle Blais. -- (General inventory series / Federal Archives Division). -- Ottawa : Public Archives of Canada, 1985.
Index géographique
Index de la correspondance jusqu'en 1880
Descriptive Lists, High Commissionner's Office Records
Répertoire numérique du fonds 234J. Société ardoisière de l'Anjou. Exploitation de Renazé/Isabelle LAS. - (Archives du pays bleu/Archives départementales de la Mayenne). - Laval : Archives départementales de la Mayenne, 1922. Comprend notamment un glossaire des termes techniques de l'industrie ardoisière
3.5 ZONE DES SOURCES COMPLEMENTAIRES
3.5.1 Localisation des originaux
Exemples :
Original aux National Archives of Canada, C2358
Originaux détruits après microfilmage, 1981
Originaux conservés par la Society of Friends, Newcastle upon Tyne (accès sur autorisation du secrétaire)
Originaux au Secrétariat général des National Archives of Malaysia
3.5.2 Existence de copies
Exemples :
Journaux et correspondance disponibles aussi sous forme de microfilms
Films disponibles aussi en vidéocassette
3.5.3 Sources complémentaires dans le service d'archives
Exemples :
These include many stray medieval accounts similar to material in E101 and SC6
For further documents concerning the Queen's Jointure see LR5
Related series: In-letters from the Office of the General Manager
Files related to trades, rubber exports, etc., e.g. Export of rubber - S of S 116/15 ; Export of rubber to Italy and France - H.C.O. 288/15 ; Shipment of rubber approved by Rubber Export Committee - S of S 388/15 ; Agriculture Bulletin - Misc. 390/15 ; Exportation of rubber to Canada - S of S 402/15 ; Rubber shipment : 7 ton from Harrisson and Crossfield to Alcan & Co., Paris, in June - S of S 938/15 ; Shipment of rubber to New York per SS Indrawadi on 9.6.1915 - H.C.O. 1981/15
Sources complémentaires mentionnées dans l'instrument de recherche imprimé
3.5.4 Sources complémentaires dans d'autres services d'archives
Exemples :
Ernest Buckler fonds held by the Public Archives of Nova Scotia
Files relating to trades, customs and excise, rubber exports, estimates, annual reports, etc. at the National Archives of Malaysia Branch Office
Sources complémentaires mentionnées dans l'instrument de recherche imprimé
3.5.5 Bibliographie
Exemples :
Folios 23-24 publiés dans le Chronicon Petriburgense ed. T. Stapleton (1849), pp. 176-182
Bibliographie dans l'instrument de recherche publié
3.6.1 Notes
A1 Le schéma montre certaines situations caractéristiques, mais n'inclut pas toutes
les combinaisons de niveaux possibles.
A2 Il peut y avoir un nombre indéfini de niveaux intermédiaires pour chaque niveau
figurant dans le schéma.
Schéma des niveaux de classement d'un fonds