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Conseil international des archives


ISAD(G): Norme générale et internationale de description archivistique


Adoptée par de la Commission Ad Hoc sur les normes de description
Stockholm, Suède, 21-23 janvier 1993
(Version finale adoptée par le CIA)

Ottawa, 1994


TABLE DES MATIERES

AVANT-PROPOS

INTRODUCTION

0. GLOSSAIRE DES TERMES ASSOCIES AUX REGLES GENERALES

1. DESCRIPTION A PLUSIEURS NIVEAUX

  • 1.1 INTRODUCTION
  • 2. REGLES DE LA DESCRIPTION A PLUSIEURS NIVEAUX

  • 2.1 DESCRIPTION DU GENERAL AU PARTICULIER
    2.2 INFORMATIONS ADAPTEES AU NIVEAU DE DESCRIPTION
    2.3 LIENS ENTRE LES DESCRIPTIONS
    2.4 NON - REPETITION DES INFORMATIONS
  • 3. ELEMENTS DESCRIPTIFS

  • 3.1 ZONE D'IDENTIFICATION
  • 3.1.1 Référence
    3.1.2 Intitulé
    3.1.3 Dates de création des documents contenus dans l'unité de description
    3.1.4 Niveau de description
    3.1.5 Importance matérielle de l'unité de description (quantité, volume, ou dimension)
  • 3.2 ZONE DU CONTEXTE

  • 3.2.1 Nom du producteur
    3.2.2 Histoire administrative/Notice biographique
    3.2.3 Dates de constitution de l'unité de description
    3.2.4 Historique de la conservation
    3.2.5 Modalités d'entrée
  • 3.3 ZONE DU CONTENU

  • 3.3.1 Présentation du contenu
    3.3.2 Tris et éliminations, règles de conservation
    3.3.3 Accroissements
    3.3.4 Classement
  • 3.4 ZONE DES CONDITIONS D'ACCES ET D'UTILISATION

  • 3.4.1 Statut juridique
    3.4.2 Accessibilité
    3.4.3 Droit d'auteur/Conditions de reproduction
    3.4.4 Langue des documents
    3.4.5 Caractéristiques matérielles
    3.4.6 Instruments de recherche
  • 3.5 ZONE DES SOURCES COMPLEMENTAIRES

  • 3.5.1 Localisation des originaux
    3.5.2 Existence de copies
    3.5.3 Sources complémentaires dans le service d'archives
    3.5.4 Sources complémentaires dans d'autres services d'archives
    3.5.5 Bibliographie
  • 3.6 ZONE DES NOTES

  • 3.6.1 Notes
  • ANNEXE

    [ Table des matières ]


    Commission Ad Hoc sur les normes de description

    (Pour les personnes qui ont été membres de la Commission depuis sa création en 1990, les années de participation ne sont pas précisées.)

    Christopher J Kitching, Président, Royaume-Uni
    Hugo LP Stibbe, Directeur du projet, Canada
    Ghislain Brunel (1990-1991), France
    Michael Cook, Royaume-Uni
    Jan Dahlin, Suède
    Wendy Duff, Canada
    Ana Franqueira, Portugal
    Pedro Gonzales (1990-1992), Espagne
    Chris Hurley (1992- ), Australie
    Christine Nougaret (1992- ), France
    Christine Petillat (1991-1992), France
    Sharon G Thibodeau, Etats-Unis
    Habibah Zon Yahaya, Malaisie
    Charles Kecskeméti, Secrétaire général du CIA
    Wolf Buchmann, Secrétaire du CIA pour les affaires techniques, Représentant du secrétariat du CIA
    Axel Plathe, Représentatnt de l'Unesco (PGI)

  • DONNEES DE CATALOGAGE AVANT PUBLICATION (CANADA)


    Vedette principale au titre:

    ISAD(G) : norme générale et internationale de description archivistique : adoptée par la Commission ad hoc sur les normes de description, Stockholm, Suède, 21-23 janvier 1993:version finale adoptée par la CIA

    Publ. aussi en anglais sous le même titre.

    En tête du titre: Conseil international des archives, International Council on Archives.

    ISBN 0-9696035-2-5

    1. Documents d'archives-Normes. 2. Catalogage-Archives-Normes. 3. Description bibliographique-Normes. I. Conseil international des Archives. Commission ad hoc sur les normes de description.

    Z695.2.I8314 1994 025.3'414'0218 C94-900750-1

    Préparé avec le concours financier de l'Unesco

    Toutes les traductions du présent document doivent contenir l'énoncé suivant dans la langue de traduction. L'original est en anglais. La présente traduction n'est qu'un document de référence. Ce n'est pas un document officiel.

    Version française établie par Christine Nougaret et Christine Pétillat

    Copyright CIA

    La reproduction de cette publication est autorisée à condition de citer la source.

    ISBN 0-9696035-2-5


    Secrétariat

    a/s Archives nationales du Canada
    Bureau des normes de description en archivistique
    395, rue Wellington, Ottawa Ont. K1A 0N3
    Canada
    Téléphone +.1.613.996.7592 Télécopieur +.1.613.995.2267

    [ Table des matière ]


    AVANT-PROPOS

    AP.1 Un avant-projet de règles générales a été élaboré par un sous-groupe de la Commission ad hoc sur les normes de description. Ce sous-groupe a été constitué à la première séance plénière de la Commission réunie à Höhr-Grenzhausen (Allemagne), en octobre 1990.
    AP.2 Le sous-groupe comprenait les membres suivants : Wendy Duff, Coordinatrice, Michael Cook, Sharon Thibodeau, Hugo Stibbe, Directeur du projet et secrétaire.
    AP.3 Le sous-groupe s'est réuni à Liverpool (Royaume-Uni), en juillet 1991, pour achever l'avant-projet. Celui-ci a été examiné, modifié et enrichi, lors de la séance plénière de la Commission Ad Hoc qui s'est tenue à Madrid, en janvier 1992. L'avant-projet a été officiellement adopté au cours de cette réunion. Cet avant-projet est connu sous le nom d'avant-projet de Madrid de l'"ISAD(G) : Norme générale et internationale de description archivistique".
    AP.4 L'avant-projet de l'ISAD(G) de Madrid a été diffusé pour commentaires dans la communauté archivistique internationale en février 1992, traduit dans les langues du CIA, et distribué au XIIe congrès international des Archives à Montréal en septembre 1992 où il a été examiné en séance publique. La commission s'est une nouvelle fois réunie à Stockholm, en janvier 1993, pour étudier et réviser le document suite aux commentaires reçus du monde entier ou formulés lors de la séance publique de Montréal. Le présent document est l'aboutissement de ce processus.
    AP.5 Une révision quinquennale de ce document est souhaitable ; une recommandation en ce sens sera faite au CIA quand ce texte lui sera soumis pour publication.
    AP.6 La Commision Ad Hoc du CIA sur les normes de description remercie l'Unesco pour son appui financier à ce projet. Elle remercie également les Archives nationales du Canada, pour l'aide fournie au secrétariat, ainsi que les institutions qui ont reçu la Commission pendant l'élaboration de ce document, les Archives nationales et le ministère de la Culture d'Espagne et les Archives nationales de Suède.


    [ Table des matière ]



    INTRODUCTION


    1. Les présentes règles générales pour la description archivistique font partie d'un processus qui a pour jectif
  • a. d'assurer la rédaction de descriptions compatibles, pertinentes et explicites ;
    b. de faciliter la recherche et l'échange d'informations sur les archives ;
    c. de permettre l'utilisation de fiches d'autorités communes ;
    d. de rendre possible l'intégration de descriptions provenant de différents services d'archives dans un système d'information unifié.


  • 2. S'agissant des règles générales, elles sont conçues pour s'appliquer, à toutes les descriptions de documents d'archives quelles que soient la nature et l'importance de l'unité de description. Ces règles régissent la rédaction de chacun des vingt-six (26) éléments qui peuvent être combinés pour constituer la description d'une entité archivistique.


    3. Chaque règle se compose

  • a. du nom de l'élément descriptif régi par la règle ;
    b. d'un énoncé sur l'utilité de l'élément dans la description ;
    c. d'un énoncé de la règle ou des règles générales applicables à cet élément ;
    d. et, si nécessaire, d'exemples qui illustrent l'application de la (ou des)règle(s).


  • 4. L'organisation des règles reflète le plan préconisé pour toute description incorporant les éléments régis par ces règles. A l'intérieur de ce plan, les éléments sont regroupés en six zones

  • 1. La zone de l'identification
    • (qui comprend les informations essentielles pour identifier l'unité de description)

    2. La zone du contexte

    • (qui comprend les informations sur l'origine et la conservation de l'unité de description)

    3. La zone du contenu

    • (qui comprend les informations sur l'objet de l'unité de description et sur son classement)

    4. La zone des conditions d'accès et d'utilisation

    • (qui comprend les informations sur les possibilités d'accès à l'unité de description)

    5. La zone des sources complémentaires

    • (qui comprend les informations sur les documents ayant un lien significatif avec l'unité de description)

    6. La zone des notes

    • (qui comprend des informations particulières qui n'ont pu être données dans aucune des autres zones).




  • 5. Les vingt-six éléments couverts par ces règles générales peuvent servir à la description, mais seul un petit nombre d'entre eux sont indispensables à toute description. Quelques-uns sont considérés comme essentiels pour tout échange international d'information. Ce sont

  • a. la référence ;
    b. l'intitulé ;
    c. les dates extrêmes (dates de création des documents ou dates de constitution de l'unité de description) ;
    d. l'importance matérielle de l'unité de description ;
    e. le niveau de description.

    Si le nom du producteur n'est pas compris dans l'intitulé, l'élément de description qui le contient est alors indispensable pour tout échange international.


  • 6. L'utilisation dans une description archivistique donnée d'éléments descriptifs supplémentaires dépendra de la nature de l'unité de description, ainsi que des exigences du système d'information (manuel ou informatisé) dont elle relève. Certains systèmes pourront inclure, outre une description du fonds lui-même, des descriptions de ses composantes (par exemple séries, pièces). Pour assurer l'efficacité et la clarté de ces systèmes, la préparation des descriptions à plusieurs niveaux devra suivre les règles relatives aux liens entre les descriptions et le contenu. A cet effet des règles sur la description à plusieurs niveaux ont été introduites dans les présentes règles générales.


    7. Les zones de description prévues par les règles générales sont celles qui paraissent avoir l'utilité la plus grande dans un contexte archivistique international. Cet effort de normalisation n'est qu'un commencement. Des règles spécifiques ultérieures devront être formulées pour régir la description de catégories particulières de documents tels que les documents cartographiques, les films, les fichiers informatiques ou les chartes, les actes notariés ou les titres de propriété.


    8. Les points d'accès se fondent sur les éléments de description. La qualité des points d'accès est assurée par le contrôle d'autorité. Etant donné l'importance des points d'accès pour la recherche, il conviendra d'élaborer des principes directeurs internationaux sur leur formulation. La Commission Ad Hoc sur les normes de description prépare actuellement une norme de description pour les fiches d'autorité. Les vocabulaires et les conventions qui seront utilisés pour les points d'accès devront être élaborés à l'échelle nationale ou pour chaque langue. Les normes ISO suivantes sont utiles pour élaborer et mettre à jour des vocabulaires normalisés : ISO 5963 Documentation - Méthode pour l'analyse des documents, la détermination de leur contenu et la sélection des termes d'indexationet ISO 2788 Documentation - Principes directeurs pour l'établissement et le développement de thésaurus monolingues.


    9. Pour les références bibliographiques citées dans quelqu'élément de description que ce soit, on suivra la dernière version de la norme ISO 690 Documentation - Références bibliographiques - Contenu forme et structure.

    [ Table des matière ]




    GLOSSAIRE DES TERMES ASSOCIES AUX REGLES GENERALES


    0.1 Les termes ci-dessous et leurs définitions constituent une partie intégrante des présentes règles de description. Les définitions ont été rédigées spécifiquement pour les besoins de ce document.
    Accessibilité
    Possibilité de consulter et d'utiliser des documents d'archives, moyennant le respect de certaines règles ou conditions. (Access)
    Classement
    Opération intellectuelle consistant à analyser et à ordonner les documents d'archives. (Arrangement)
    Contrôle d'autorité
    Contrôle des formes normalisées des termes, y compris des noms propres (noms des personnes physiques ou morales, ou noms géographiques) utilisés comme points d'accès. (Authority control).
    Date de constitution
    Période de formation organique de tout ou partie de l'unité de description. (Date of accumulation)
    Date ou date de création
    Date à laquelle les documents d'archives composant une unité de description ont été créés. (Date of creation)
    Description archivistique
    Représentation précise d'une unité de description, et de ses composantes éventuelles, obtenue en sélectionnant, en analysant et en ordonnant toute information permettant d'identifier les documents d'archives et d'expliquer le contexte de leur production. (Archival description)
    Dossier
    Ensemble de documents regroupés, soit par le producteur pour son usage courant, soit dans le processus du classement d'archives, parce qu'ils concernent un même sujet ou une même affaire. Le dossier est ordinairement l'unité de base à l'intérieur d'une série. (File)
    Fonds
    Ensemble des documents quels que soient leur type et leur support, créés ou reçus et utilisés par une personne physique ou morale, dans l'exercice de ses activités. (Fonds)
    Instrument de recherche
    Terme générique pour tout outil de description ou de référence élaboré ou reçu par un service d'archives dans l'exercice de son contrôle administratif ou intellectuel sur les documents d'archives. (Finding aid)
    Intitulé
    Mot ou locution désignant une unité de description. (Title)
    Localisation
    Service d'archives, ou adresse du propriétaire, qui conserve les documents d'archives concernés. (Location)
    Niveau de description
    Place de l'unité de description dans la hiérarchie du fonds. (Level of description)
    Personne morale
    Organisme ou groupe de personnes doté d'une personnalité juridique mais sans existence corporelle. (Corporate body)
    Pièce
    La plus petite unité intellectuelle d'archives, par exemple une lettre, un mémoire, un rapport, une photographie, un enregistrement sonore. (Item)
    Point d'accès
    Nom, mot-clé, entrée d'index, etc., permettant de rechercher et de retrouver une description. (Access point)
    Producteur d'archives
    Organisme ou personne qui a créé ou reçu et utilisé les documents dans le cadre de ses activités. (Creator, Provenance)
    Provenance
    Voir Producteur d'archives.
    Série
    Ensemble de documents considérés comme une entité homogène pour toute raison découlant de leur origine, de leur utilisation, de leur forme ou de leur système d'archivage. (Series)
    [Note du traducteur : dans la pratique archivistique internationale la série ainsi décrite est une subdivision du fonds. Il en va différemment dans la pratique archivistique française.]


    Sous-fonds
    Subdivision d'un fonds correspondant aux divisions administratives de l'institution ou de l'organisme producteur, ou, à défaut, à un regroupement géographique, chronologique, fonctionnel, ou autre, des documents. Quand le producteur a une structure hiérarchique complexe, chaque sous-fonds est lui-même subdivisé, autant que nécessaire, pour refléter les niveaux hiérarchiques. (Sub-fonds)
    Titre
    Intitulé figurant en évidence dans ou sur les documents d'archives à décrire. (Formal title)
    Titre forgé
    Intitulé attribué par l'archiviste à une unité de description qui n'en comporte pas. (Supplied title)
    Tri
    Séparation des documents à conserver de ceux à éliminer, après évaluation de leur intérêt archivistique. (Appraisal)
    Type
    Nature des documents d'archives de l'unité de description, par exemple lettres, registres des délibérations. (Form)
    Unité de description
    Document ou ensemble de documents de toute nature traités comme une entité et formant la base d'une description. (Unit of description)


    [ Table des matière ]



    1. DESCRIPTION A PLUSIEURS NIVEAUX


    1.1 INTRODUCTION Si l'on décrit un fonds dans son ensemble, on en établira une description unique, en utilisant les éléments descriptifs qui sont présentés plus loin dans la section 3 du présent document. Si la description des subdivisions du fonds est souhaitable, on peut les décrire séparément en utilisant aussi les éléments appropriés décrits à la section 3. La somme de ces descriptions reliées hiérarchiquement, ainsi que l'illustre le tableau de l'annexe, représente le fonds et ses subdivisions. Pour les présentes règles, cette technique de description s'appelle la description à plusieurs niveaux.

    Quatre règles fondamentales, doivent être observées lorsqu'on établit une hiérarchie de descriptions. (cf. les règles 2.1 à 2.4).

    [ Table des matière ]



    2. REGLES DE LA DESCRIPTION A PLUSIEURS NIVEAUX



    2.1 DESCRIPTION DU GENERAL AU PARTICULIER

  • OBJECTIF :
    Présenter le contexte et la structure hiérarchique du fonds et de ses subdivisions.
    REGLE :
    Au niveau du fonds, donner les informations concernant l'ensemble du fonds. Aux niveaux suivants, donner les informations correspondant à la subdivision décrite. Présenter les descriptions obtenues selon un modèle hiérarchique, en allant du général (le fonds) au particulier.


  • 2.2 INFORMATIONS ADAPTEES AU NIVEAU DE DESCRIPTION

  • OBJECTIF :
    Présenter avec précision le contexte et le contenu de l'unité de description.
    REGLE :
    Ne fournir que les renseignements appropriés au niveau décrit. Par exemple, ne pas donner de renseignements détaillés sur le contenu des dossiers si l'unité de description est un fonds ; ne pas faire l'histoire administrative de tout un ministère, si le producteur de l'unité de description est un service ou une direction.
  • 2.3 LIENS ENTRE LES DESCRIPTIONS

  • OBJECTIF :
    Situer l'unité de description dans la hiérarchie.
    REGLE :
    Relier chaque description à celle de l'unité de description immédiatement supérieure, s'il y a lieu, et identifier le niveau de description. (voir 3.1.4)
  • 2.4 NON - REPETITION DES INFORMATIONS

  • OBJECTIF :
    Eviter la répétition des informations dans les descriptions archivistiques reliées hiérarchiquement.
    REGLE :
    Au niveau adéquat le plus élevé, donner les informations communes aux différentes subdivisions. Ne pas répéter à un niveau inférieur l'information déjà présente au niveau supérieur.

  • [ Table des matière ]



    3. ELEMENTS DESCRIPTIFS

    3.1 ZONE D'IDENTIFICATION

    3.1.1 Référence

  • OBJECTIF :
    Identifier le service d'archives et établir un lien entre les documents d'archives et leur description.
    REGLE :
    Inscrire le code du pays conformément à la dernière version de l'ISO 3166 Codes pour la représentation des noms de pays, suivi du code du service d'archives conformément à la norme nationale de codification des services d'archives, suivi de la cote utilisée au sein même du service d'archives, ou de tout autre élément d'identification spécifique.

    Exemples :

    CA NAC ANC-C2358

    US LC 72-064568

    MY P/AMM Z4

    MY MS ANM P/PESU.H.C.O.410/1915

    FR AD 53/234 J

  • 3.1.2 Intitulé

  • OBJECTIF :
    Dénommer l'unité de description.
    REGLES :
    Lorsque l'unité de description porte un titre, le reporter exactement en respectant son libellé, ainsi que l'ordre et l'orthographe des mots qui le composent, mais pas nécessairement la ponctuation ni les majuscules.

    Exemples :

    Account of occurrences at Peace River 1832

    Hue and cry and Police Gazette 1828-1842

    Shipments of rubber for Italy and France

    Société ardoisière de l'Anjou. Exploitation de Renazé (Mayenne)

    Fonds Perret

    Fonds Hennebique

    Si nécessaire, abréger un titre trop long dans la mesure où on ne perd pas d'information essentielle.

    Ou bien rédiger une analyse concise. Au niveau du fonds, donner le nom du producteur. Aux niveaux inférieurs, donner, par exemple, le nom du producteur, un terme indiquant le type de documents composant l'unité de description et, dans les cas appropriés, une expression faisant mention de l'action, de l'objet et de la localisation.

    Différencier titre et titre forgé suivant les usages nationaux ou linguistiques.

    Exemples :

    Minute books of the Women's Christian Temperance Movement

    Letters of Presbyterian missionaries serving in Manitoba

    Videotapes of Ronald Reagan's campaign speeches

    Records of the Coast and Geodetic Survey
    (Titre au niveau du fonds)

  • Records of the Office of the Superintendent
    (Titre au niveau du sous-fonds)
  • Letters sent
    Letters received
    Drafts of Annual Reports to the Congress
    (Titres au niveau de la série)
  • Draft of the First Report
    (Titre au niveau du dossier)
  • Papers of the Rockefeller Family (Titre au niveau du fonds)

  • Papers of John D. Rockefeller, Sr.
    (Titre au niveau du sous-fonds)
  • Correspondence relating to business affairs
    Correspondence relating to philanthropic activity
    Personal correspondence
    (Titres au niveau de la série)
  • Letters to J. Pierpont Morgan
    Letter to Theodore Roosevelt
    (Titres au niveau de la pièce)
  • 3.1.3 Dates de création des documents contenus dans l'unité de description

  • OBJECTIF :
    Identifier et donner la (les) date(s) des documents contenus dans l'unité de description.
    REGLES :
    Donner les dates des documents contenus dans l'unité de description, sous la forme d'une date unique ou des dates extrêmes des documents, à moins qu'il ne s'agisse d'unités de description encore ouvertes.

    Exemples :

    1900-1919
    (La Commission législative mixte de l'Etat de New-York chargée d'enquêter sur les activités séditieuses a été en activité et a produit des archives de 1917 à 1919. Les dates réelles des documents à l'intérieur des séries, vont cependant de 1900 à 1919, reflétant les dates de création des documents originaux rassemblés à titre de preuve lors des enquêtes de la Commission)[Comparer avec l'exemple en 3.2.3]

    23 mars 1927

    circa 1930

    1858

    avant 1850

    1907-1949

    1907-

    21.2.1915-21.12.1915

    Inscription facultative

    (a) dates de la période prédominante ou lacunes importantes. Ne jamais donner la période prédominante sans préciser les dates extrêmes.

  • Exemples :

    1703-1908 (principalement 1780-1835)

    1923-1945 (manque 1933 à 1935)

  • (b) dates des documents que le service d'archives conserve.

  • Exemples : 1703-1908 aux archives : 1703-1868
    (principalement 1708-1835)

    1907- aux archives : 1907-1958 (principalement 1930- )
    (principalement 1930-1958)

  • 3.1.4 Niveau de description

  • OBJECTIF :
    Identifier le niveau de classement auquel se situe l'unité de description.
    REGLE :
    Donner le niveau de cette unité de description.

    Exemples :

    Fonds

    Série

    Sous-série

    Dossier

    Pièce

  • 3.1.5 Importance matérielle de l'unité de description (quantité, volume ou dimension)

  • OBJECTIF :
    Déterminer et donner
    a. l'importance matérielle de l'unité de description ;
    b. le type des documents contenus dans l'unité de description.

    REGLES :
    Indiquer l'importance matérielle de l'unité de description, c'est-à-dire le nombre d'unités matérielles (en chiffres arabes), suivi de la désignation précise du type de documents composant l'unité de description.

    Exemples :

    2 rouleaux de pellicule

    128 photographies

    19 chemises

    25 registres

    20 pièces

    20 m (548 articles)

    Ou bien, préciser le métrage linéaire ou le volume de l'unité de description.

    Exemple :

    300 boîtes (30 m)

    Si la mesure d'une unité de description est donnée en mètres linéaires et que l'on juge utile d'ajouter des renseignements supplémentaires, les inscrire entre parenthèses.

    Exemple :

    4 m (ca. 10 200 pièces)

    Eventuellement, lorsque l'unité de description fait partie d'un fonds ouvert, chiffrer le total connu à une date donnée et ce que l'on conserve.

    Exemple :

    128 photographies (au 6 février 1990) aux archives : 58 photographies



  • [ Table des matière ]




    3.2 ZONE DU CONTEXTE

    [Certaines informations de cette zone, à savoir le nom du producteur et l'histoire administrative/notice biographique peuvent, dans certaines applications, être traitées dans des fichiers d'autorité chaînés. Voir I.8.]

    3.2.1 Nom du producteur

  • OBJECTIF :
    Identifier le ou les producteurs de l'unité de description.
    REGLE :
    Si cette information est absente de l'intitulé, donner le nom du ou des organismes, du ou des individus ayant produit l'unité de description.
  • 3.2.2 Histoire administrative/Notice biographique

  • OBJECTIF :
    Fournir une histoire administrative ou une biographie du ou des producteurs de l'unité de description afin de situer les documents dans leur contexte et afin de les rendre plus intelligibles.
    REGLES :
    Donner succinctement tout renseignement important sur l'origine, l'évolution et les fonctions du ou des organismes, ou sur la vie et les activités du ou des individus qui ont produit l'unité de description. Si des renseignements supplémentaires figurent dans une source publiée, mentionner cette source.

    Pour les personnes physiques ou les familles, donner leurs nom et prénom, leurs titres, dates de naissance et de décès, lieu de naissance, lieux de résidence, activités, profession ou postes occupés, nom d'origine et tout autre nom, réalisations importantes et lieu de décès.

    Exemple :

    Louis Hémon est un écrivain français né à Brest en 1880 et mort à Chapleau (Canada, Ontario) en 1913. Après des études de droit à la Sorbonne, il vécut huit ans en Angleterre, puis s'établit au Canada en 1911, vivant à Montréal et dans une ferme à Péribonka (Lac Saint-Jean). Pendant sa courte carrière, il rédigea plusieurs livres et articles dont le plus célèbre est Maria Chapdelaine : récit du Canada français, publié en 1916

    Pour les personnes morales, donner leur nom ainsi que ses variantes successives, leurs dates d'existence, les références des textes réglementant leurs attributions et leur organisation.

    Exemples :

    The Freedman's Bureau was established in the War Department 3 Mar. 1865, to supervise all activities relating to refugees and freedmen and to assume custody of all abandoned or confiscated lands or property. Abolished 10 June 1872, and remaining functions transferred to the Freedmen's Branch, Office of Adjudant General and after 1879, to the Colored Division of the Office of Adjudant General

    La Kingston Steam Trawling Company a été constituée en 1891. Hellyer Bros en est devenu actionnaire majoritaire en 19[?]. En 1961 la société a été absorbée par les Associated Fisheries quand ceux-ci et Hellyer Bros ont fusionné. Elle a cessé son activité en 1965 et a été dissoute en 1972

    La société ardoisière de l'Anjou a été constituée le 16 juillet 1894 par quatre actionnaires dans le but d'acquérir et d'exploiter plusieurs carrières en Maine-et-Loire (Trelazé et Noyant-la-Gravoyère) et dans la Mayenne. L'acquisition des ardoisières de Renazé s'est étalée sur quatre ans : propriétaire de la carrière d'Ensuzières et actionnaire majoritaire de la société Laubinière (1894) ; propriétaire des ardoisières de la Touche et du Fresne (1895) ; propriétaire de Laubinière (1897). Victime de la concurrence espagnole vers 1960, la société ardoisière de l'Anjou a fermé son dernier puits à Renazé le 31 décembre 1975

  • 3.2.3 Dates de constitution de l'unité de description

  • OBJECTIF :
    Fournir la ou les dates de constitution de l'unité de description (par exemple, série, dossier) par son producteur.
    REGLE :
    Donner la ou les périodes de constitution de l'unité de description par le producteur sous la forme d'une date unique ou de dates extrêmes. La ou les dates données ici correspondent à la période d'activité du ou des producteurs et ne peuvent être antérieures à la date de création de l'organisme (ou du premier organisme) ni à la date de naissance de la personne physique qui a produit l'unité de description. Ces dates peuvent différer de celles données dans la règle 3.1.3 Dates de création des documents contenus dans l'unité de description, lorsque l'unité de description rassemble des documents créés antérieurement à l'ouverture du dossier par le producteur (ou le plus récent producteur), dans le cas par exemple de documents pris à différentes sources au cours d'une enquête ou d'une action judiciaire.

    Exemple :

    1917-1919
    (La Commission législative mixte de l'Etat de New-York chargée d'enquêter sur les activités séditieuses a été en activité et a produit des archives de 1917 à 1919. Les dates réelles des documents à l'intérieur des séries, vont cependant de 1900 à 1919, reflétant les dates de création des documents originaux rassemblés à titre de preuve lors des enquêtes de la Commission)

    [Voir aussi l'exemple donné en 3.1.3]

    21.2.1915 - 21.12.1915

  • 3.2.4 Historique de la conservation

  • OBJECTIF :
    Fournir sur les changements successifs de propriété et de conservation de l'unité de description les renseignements importants qui contribuent à son interprétation et qui prouvent son authenticité et son intégrité.
    REGLES :
    Enumérer les changements successifs de propriété et de conservation de l'unité de description, ainsi que les dates correspondantes, dans la mesure où ces renseignements peuvent être vérifiés. Si l'historique de la conservation est inconnu, le signaler.

    Option : lorsque l'unité de description provient directement du producteur, ne pas faire d'historique de la conservation ; considérer plutôt ce renseignement comme la Modalité d'entrée. (voir 3.2.5)

    Exemples :

    Les archives de l'Ocean Falls Corporation ont été conservées par Pacific Mills Ltd. et ses successeurs jusqu'au rachat du moulin et du site par le gouvernement provincial de Colombie-britannique en 1973. En 1976, les archives ont été versées à l'Ocean Falls Public Library qui a entrepris le reclassement des archives dans leur ordre primitif

    Originally collected by George Madison and arranged by his nephew, John Ferris, after Madison's death. Purchased by Henri Kapper in 1878 who added to the collection with materials purchased at auctions in Philadelphia and Paris, 1878-1893

    Records inherited by Houghton Urban District Council in 1937 and later deposited at Durham Record Office. Transferred to Tyne and Wear Archives Service on 28 July 1976

    Le fonds de l'exploitation de Renazé comprend, probablement depuis les années 1895-1897, deux fonds d'entreprises absorbées : ceux de la société ardoisière de Laubinière et de l'ardoisière de la Touche, établissement Bourdais et Cie

  • 3.2.5 Modalités d'entrée

  • OBJECTIF :
    Relater les circonstances de l'entrée dans les archives.
    REGLE :
    Mentionner le nom du donateur ou l'origine de l'acquisition, ainsi que la date et les modalités d'entrée, si ces renseignements ne sont pas confidentiels. Si l'origine ou le donateur sont inconnus, le signaler. Eventuellement, inscrire le numéro d'inventaire.

    Exemples :

    Versement du département de Géographie, 16 juin 1977

    Don des soeurs de Peter Neve Cotton, Mme Mary Small de Saltspring Island et Mme Patricia Jarvis de Bellevue, Washington, mars 1983

    Acheté chez Sotheby's, 29 mars 1977

    Les livres d'ordre ont été versés par le Pension Office en 1909 ; les registres de correspondance par le Département d'Etat en 1915

    Reçus de Euroc AB, Malmö. Date d'acquisition : 27-10-1978

    Versé par le Selangor Secretariat. Sultan Abdul Samal Building, Kuala Lumpur, 1967

    Don de la Société ardoisière de l'Anjou (exploitation de Renazé) aux Archives départementales de la Mayenne, 1969


  • [ Table des matière ]



    3.3 ZONE DU CONTENU

    3.3.1 Présentation du contenu

  • OBJECTIF :
    Indiquer l'objet et le type de l'unité de description afin de permettre aux usagers d'en juger l'intérêt.
    REGLE :
    Faire un bref résumé du contenu de l'unité de description (avec la période couverte). Donner des précisions sur le type des documents en fonction du niveau de description considéré. Ne pas répéter ici des informations déjà données ailleurs dans la description.

    Exemples :

    General policy files and registers of the Ministry of Health and the Ministry of Housing and Local Government relating to extinguishment of tithe rent charges. The files contain information about grants to local authorities, rates and rate refunds, and evidence submitted to the Royal Commission on Tithe Rent-charge in 1934. The registers contain records of payments of grants to various authorities from 1938 to 1955 under the Tithe Act 1936

    High Commissionner's Office file relating to shipments of rubber for Italy and France. The file contains correspondence between the Secretary to F.M.S. and the Secretary to the High Commissioner's Office for the Malay States regarding rubber exports. This includes the name of the vessel, nationality, date of sailing, description of the item, quantity, destination, exporter, and the consignee

    Ce fonds unique en Mayenne est susceptible d'intéresser tout à la fois l'histoire sociale, économique et industrielle du département. Il contient des documents très divers, des pièces comptables, de la correspondance, des plans, des papiers relatifs aux grèves, à la sécurité dans les mines, au groupement économique d'achat, à la Société de secours, etc. A titre d'exemple, la longue série constituée par les comptes rendus hebdomadaires de l'ingénieur relatifs à la marche de l'entreprise (1910-1930) constitue une source exceptionnelle puisqu'il s'agit d'un véritable "journal de bord" de l'exploitation

  • 3.3.2 Tris et éliminations, règles de conservation

  • OBJECTIF :
    Fournir des renseignements sur toute opération de tri, d'élimination subie par l'unité de description ou sur les règles de conservation qui lui sont appplicables.
    REGLE :
    Mentionner toute opération de tri et d'élimination subie par l'unité de description, si cela modifie l'interprétation des documents.

    Le cas échéant, indiquer le responsable de l'opération de tri.

    Exemples :

    Ont été conservés les dossiers d'une année sur dix

    Tous les dossiers sont à conservation illimitée conformément à la règle des National Archives of Malaysia : "Conservation permanente des archives antérieures au 31-12-1948"

    Très peu d'éliminations ont été effectuées au cours du classement de ce fonds : seuls les brouillons informes ou illisibles, les formulaires vierges ou en exemplaires multiples en ont fait l'objet. Globalement, ces éliminations n'ont pas dépassé la valeur d'une liasse

  • 3.3.3 Accroissements

  • OBJECTIF :
    Informer l'usager de possibles changements dans l'importance matérielle de l'unité de description.
    REGLE :
    Indiquer si des versements ou dépôts complémentaires sont prévus. Le cas échéant, en évaluer la quantité et la fréquence.

    Exemples :

    Les archives de l'Office of the Ceremonials Assistant sont versées en fin d'année universitaire, à l'expiration d'un délai d'utilité administrative de 5 ans. En moyenne, 40 cm sont ainsi versés chaque année le 1er août

    Accroissements prévus

  • 3.3.4 Classement

  • OBJECTIF :
    Fournir des renseignements sur les modalités de classement de l'unité de description.
    REGLE :
    Donner des renseignements sur le classement de l'unité de description. Préciser quelles sont les caractéristiques de la structure interne, l'ordre des documents et, s'il y a lieu, la méthode de classement suivie par l'archiviste.

    Exemples :

    Les archives sont classées dans l'ordre primitif résultant de l'activité de leur producteur, le High Commissionner's Office

    Dossiers rangés par ordre alphabétique. Dans le dossier 163, dix-sept sous-dossiers (cotés 163/1-17) traitent de l'achat du Seaford Dock

    Numéro d'ordre chronologique/numéro de pièce au sein du dossier

    Le plan de classement adopté est le suivant : administration, comptabilité et finances, personnel, fonctionnement, matériel d'exploitation et outillage, propriétés immobilières, entreprises absorbées


  • [ Table des matière ]



    3.4 ZONE DES CONDITIONS D'ACCES ET D'UTILISATION

    3.4.1 Statut juridique

  • OBJECTIF :
    Fournir des renseignements sur le statut juridique de l'unité de description.
    REGLE :
    Donner les renseignements sur le statut juridique de l'unité de description.

    Exemples :

    Archives publiques versées conformément à la section 4(1) du Public Records Act 1958

    Versé conformément au National Archives Act no 44/1966

    Archives privées

  • 3.4.2 Accessibilité

  • OBJECTIF :
    Signaler toute condition qui limite ou affecte l'accès à l'unité de description.
    REGLE :
    Indiquer les conditions légales ou matérielles d'accès à l'unité de description. Indiquer le délai de communicabilité.

    Exemples :

    Accès soumis à l'autorisation écrite du directeur de l'entreprise

    Correspondance familiale non communicable avant 2010

    Archives soumises à la loi sur l'accès à l'information et à la vie privée

    Pas de communication avant microfilmage

    Communicable à tous les chercheurs inscrits

    La majorité des documents contenus dans ce fonds est librement consultable. Néanmoins, la communication de certains dossiers relatifs au personnel est soumise à des conditions ou à des délais de consultation particuliers

  • 3.4.3 Droit d'auteur/Conditions de reproduction

  • OBJECTIF :
    Signaler toute restriction qui affecte l'utilisation ou la reproduction de l'unité de description.
    REGLE :
    Donner des renseignements sur les conditions d'utilisation, de reproduction ou de publication de l'unité de description, une fois autorisé l'accès aux documents. Si elles sont libres ou non connues, aucun énoncé n'est nécessaire.

    Exemples :

    Droits détenus par CHYZ-TV

    Reproduction soumise à l'autorisation du président de la société

    Reproduction des photographies autorisées aux seules fins de recherche. Publication interdite sans l'autorisation écrite de Kenneth McAllister

    Les archives du Malaysia Copyright Act de 1987 sont dans le domaine public, leur reproduction est soumise à l'autorisation des National Archives of Malaysia

  • 3.4.4 Langue des documents

  • OBJECTIF :
    Signaler la ou les langues, les systèmes d'écriture et de symboles utilisés dans l'unité de description.
    REGLE :
    Indiquer la ou les principales langues utilisées dans les documents qui constituent l'unité de description. Mentionner tout alphabet ou écriture particulière et tout système de symboles ou d'abréviations utilisé.

    Exemples :

    Portugais

    Texte principal en latin ; mentions dorsales en anglo-normand

    Anglais

    Français

  • 3.4.5 Caractéristiques matérielles

  • OBJECTIFS :
    Fournir des renseignements sur toute caractéristique matérielle importante qui a des répercussions sur l'utilisation de l'unité de description.
    REGLE :
    Indiquer tout détail matériel important et toute caractéristique permanente qui conditionnent l'utilisation de l'unité de description.

    Exemples :

    Images effacées

    Lisible uniquement avec lampe de Wood

  • 3.4.6 Instruments de recherche

  • OBJECTIF :
    Signaler tout instrument de recherche intéressant l'unité de description.
    REGLE :
    Donner des renseignements sur tout instrument de recherche que peuvent détenir le service d'archives ou le producteur et qui est susceptible d'informer l'usager sur le contenu de l'unité de description. Le cas échéant, indiquer où on peut en obtenir copie.

    Exemples :

    Fichier

    Instrument de recherche détaillé (par article) disponible

    Instrument de recherche : Records of Parks Canada (RG84) / Gabrielle Blais. -- (General inventory series / Federal Archives Division). -- Ottawa : Public Archives of Canada, 1985.

    Index géographique

    Index de la correspondance jusqu'en 1880

    Descriptive Lists, High Commissionner's Office Records

    Répertoire numérique du fonds 234J. Société ardoisière de l'Anjou. Exploitation de Renazé/Isabelle LAS. - (Archives du pays bleu/Archives départementales de la Mayenne). - Laval : Archives départementales de la Mayenne, 1922. Comprend notamment un glossaire des termes techniques de l'industrie ardoisière


  • [ Table des Matières ]




    3.5 ZONE DES SOURCES COMPLEMENTAIRES

    3.5.1 Localisation des originaux

  • OBJECTIF :
    Signaler le service d'archives, la personne morale ou physique qui détiennent les documents originaux si l'unité de description est une reproduction.
    REGLE :
    Lorsque l'unité de description est une reproduction et qu'un service d'archives, une autre personne morale ou physique détient les documents originaux, indiquer le nom du détenteur, dans la mesure où ce renseignement n'est pas confidentiel. Donner aussi tout numéro d'identification et toute autre information qui pourraient aider à localiser les originaux. Si les documents originaux n'existent plus, le mentionner.

    Exemples :

    Original aux National Archives of Canada, C2358

    Originaux détruits après microfilmage, 1981

    Originaux conservés par la Society of Friends, Newcastle upon Tyne (accès sur autorisation du secrétaire)

    Originaux au Secrétariat général des National Archives of Malaysia

  • 3.5.2 Existence de copies

  • OBJECTIF :
    Signaler l'existence de copies de l'unité de description et leur localisation.
    REGLE :
    Si l'unité de description existe sous une autre forme (soit dans le service d'archives soit ailleurs), le mentionner, en donner les cotes et le lieu de consultation.

    Exemples :

    Journaux et correspondance disponibles aussi sous forme de microfilms

    Films disponibles aussi en vidéocassette

  • 3.5.3 Sources complémentaires dans le service d'archives

  • OBJECTIF :
    Signaler les sources complémentaires existant dans le même service d'archives.
    REGLE :
    Si l'unité de description se compose de documents qui ont un lien direct et significatif avec une autre unité de description du même service, indiquer clairement ce lien. Si l'unité de description complémentaire est un instrument de recherche, utiliser l'élément de description Instruments de recherche (3.4.6.) pour faire cette mention.

    Exemples :

    These include many stray medieval accounts similar to material in E101 and SC6

    For further documents concerning the Queen's Jointure see LR5

    Related series: In-letters from the Office of the General Manager

    Files related to trades, rubber exports, etc., e.g. Export of rubber - S of S 116/15 ; Export of rubber to Italy and France - H.C.O. 288/15 ; Shipment of rubber approved by Rubber Export Committee - S of S 388/15 ; Agriculture Bulletin - Misc. 390/15 ; Exportation of rubber to Canada - S of S 402/15 ; Rubber shipment : 7 ton from Harrisson and Crossfield to Alcan & Co., Paris, in June - S of S 938/15 ; Shipment of rubber to New York per SS Indrawadi on 9.6.1915 - H.C.O. 1981/15

    Sources complémentaires mentionnées dans l'instrument de recherche imprimé

  • 3.5.4 Sources complémentaires dans d'autres services d'archives

  • OBJECTIF :
    Signaler les sources complémentaires conservées dans d'autres services d'archives.
    REGLE :
    Si des documents qui sont conservés dans un autre service d'archives ont un lien de provenance avec l'unité de description, le signaler et mentionner leur lieu de conservation.

    Exemples :

    Ernest Buckler fonds held by the Public Archives of Nova Scotia

    Files relating to trades, customs and excise, rubber exports, estimates, annual reports, etc. at the National Archives of Malaysia Branch Office

    Sources complémentaires mentionnées dans l'instrument de recherche imprimé

  • 3.5.5 Bibliographie

  • OBJECTIF :
    Identifier toutes les publications qui utilisent ou étudient l'unité de description.
    REGLE :
    Citer toutes les publications qui utilisent ou étudient l'unité de description.

    Exemples :

    Folios 23-24 publiés dans le Chronicon Petriburgense ed. T. Stapleton (1849), pp. 176-182

    Bibliographie dans l'instrument de recherche publié


  • [ Table des matière ]



    3.6 ZONE DES NOTES

    3.6.1 Notes

  • OBJECTIF :
    Fournir des renseignements particuliers qui ne peuvent être donnés dans aucune des autres zones.
    REGLE :
    Donner les renseignements importants qui n'ont pas été mentionnés dans d'autres zones.



  • ANNEXE

    A1 Le schéma montre certaines situations caractéristiques, mais n'inclut pas toutes les combinaisons de niveaux possibles.

    A2 Il peut y avoir un nombre indéfini de niveaux intermédiaires pour chaque niveau figurant dans le schéma.

    Schéma des niveaux de classement d'un fonds


    [ Table des matière ]