Maurizio Savoja
Descrizioni di archivi e soggetti produttori (ISAD-G e ISAAR-CPF)
(in Gli standard internazionali per la descrizione archivistica: le regole ISAD(G), incontro seminariale sulle proposte di revisione elaborate dal gruppo di lavoro ANAI, Bologna, 11 febbraio 1998, atti, a cura di A. Campanini e I. Germani, Bologna 1998)
Descrizione degli archivi e informazioni relative ai soggetti produttori
La discussione sulla proposta di standard descrittivo avanzata dal Consiglio Internazionale per gli Archivi stimola a una riflessione più ampia sulle problematiche della descrizione archivistica; nelle stesse ISAD non manca questa prospettiva più ampia, sia nella impostazione complessiva dello standard che nella formulazione delle regole per la descrizione in più livelli e nel modello grafico, che accompagna lo standard, dei livelli di ordinamento di un fondo. Lo sforzo di elaborazione di un modello concettuale della descrizione archivistica, di individuazione delle entità che in esso vanno rappresentate, dei loro rispettivi attributi e delle relazioni tra di esse ha accompagnato il processo di elaborazione dello standard, e il dibattito sviluppatosi in merito in diversi paesi, ed è tuttora in corso in diverse sedi, con riflessioni problematiche e con la proposta di veri e propri modelli formali (); allo stesso tempo procedono gli sforzi di analisi teorica e l’avvio di esperienze pratiche sulle problematiche connesse alla migliore presentazione dei dati descrittivi e a come fornire le più ampie possibilità di accesso, anche multiplo, alle banche dati di descrizioni archivistiche ().
Uno dei punti centrali di questo sforzo ha riguardato le modalità di descrizione delle complesse relazioni che legano gli archivi con i soggetti - enti o persone - che hanno contribuito alla loro produzione e organizzazione, e le modalità di descrizione di questi ultimi. Il dibattito nel gruppo di lavoro ANAI si è particolarmente soffermato su questo aspetto, ritenendo che “il modello di gestione separata delle descrizioni archivistiche e delle informazioni relative ai soggetti produttori, da ricomprendersi all'interno di authority file appositamente dedicati (...) costituisce indubbiamente una delle proposte di maggiore portata innovativa del lavoro della Commissione ad hoc del CIA” (). 
Nelle ISAD tale impostazione è esplicitamente presente nella nota (6) all’area 3.2 (Area delle informazioni sul contesto), dove si afferma che ‘alcune delle informazioni raccolte in questa area, come ad esempio la denominazione del soggetto produttore e la storia istituzionale e amministrativa o la nota biografica possono, in taluni casi, essere comprese in liste di autorità, collegate alle descrizioni archivistiche” (). L’accento è posto sull’utilità di tale ripartizione delle informazioni descrittive - in particolare relativamente ai soggetti produttori - per una migliore organizzazione della descrizione, al fine di garantire una maggiore accessibilità e ricercabilità delle informazioni contenute nelle descrizioni stesse. La nota citata rimanda infatti al punto I.8 dell’introduzione, nel quale si sottolinea l’importanza della formulazione di adeguate chiavi di accesso alle descrizioni, chiavi di accesso - basate sugli elementi descrittivi - la cui validità “è accresciuta dal controllo di autorità” (). 
ISAAR (CPF)
Come preannunciato nell’ambito dello stesso punto 8 dell’introduzione alle ISAD, pochi anni dopo, nel 1995, la proposta di standard descrittivi da parte del Consiglio Internazionale degli Archivi si è arricchita dello International Standard Archival Authority Record (Corporate Bodies, Persons, Families) - in sigla, ISAAR (CPF) (), destinato alla elaborazione di descrizioni di enti, individui o famiglie in qualche misura in relazione con gli archivi, a loro volta descritti sulla base delle ISAD.
Non è questa la sede per un esame analitico di tale proposta di standard, che presenta non pochi punti problematici e sulla quale il gruppo di lavoro ritiene opportuno che venga avviato un lavoro specifico. Ci sembra utile, però, accompagnare alla riflessione sulle ISAD una prima analisi del modello concettuale sotteso a tale proposta, che sembra particolarmente promettente e fecondo anche nel contesto italiano, e con molti punti di contatto con la riflessione archivistica degli ultimi anni nel nostro paese.
Gli obiettivi che le ISAAR si propongono, espressi sinteticamente nella introduzione all’ultima versione dello standard, sono essenzialmente due, distinti ma strettamente collegati. In primo luogo, si vuole fornire un mezzo per la standardizzazione della forma con cui, nelle descrizioni archivistiche, viene espresso il nome del soggetto produttore del complesso archivistico descritto, mettendo allo stesso tempo a disposizione della comunità archivistica uno strumento per la messa a punto di liste controllate (authority files) di soggetti produttori. In secondo luogo, si vuole proporre una modalità di organizzazione delle informazioni descrittive sugli archivi che preveda la costituzione di descrizioni separate e autonome dei soggetti produttori degli archivi stessi, in modo da poter dar conto in modo più efficace ed efficiente delle interrelazioni tra archivi e soggetti produttori e in genere del contesto di produzione della documentazione ().
Controllo degli  access points e authority files nella descrizione archivistica
Nella progettazione e messa a punto di un sistema descrittivo, un elemento centrale è il problema di come rendere accessibile nel modo migliore all'utente del sistema le descrizioni, gli elementi informativi che lo compongono. Occorre, insomma, progettare dei ‘punti di accesso’ al sistema, che servano all’utente per accedere al patrimonio informativo; che gli consentano di individuare, di selezionare, tra la totalità delle descrizioni presenti, quelle pertinenti alle sue esigenze. L’organizzazione delle singole descrizioni, dunque, deve essere modulata, oltre che, naturalmente, sulle caratteristiche degli ‘oggetti’ da descrivere, su questa necessità di predisporre dei punti di accesso adeguati alle esigenze che il sistema descrittivo deve soddisfare. La messa  punto di standard descrittivi, d’altronde, mira proprio a garantire la possibilità di una efficace ‘comunicazione’ tra chi mette a punto il sistema descrittivo, e redige le descrizioni che lo compongono, e gli utenti dello stesso sistema; comunicazione necessaria sia tra i due ‘mondi’ che all’interno di ciascuno di essi. 
Alcune parti delle descrizioni sono quindi destinate a svolgere tale ruolo specifico di chiavi d’accesso, utilizzabili per la redazione di indici o per la ricerca in linea. Al fine di poter svolgere al meglio tale ruolo, è essenziale che le modalità di formulazione e la terminologia impiegata in tali elementi della descrizione sia coerente nell’ambito del sistema descrittivo in cui sono incluse, in particolare nel caso di redazione automatica degli indici (senza, quindi, un’attività - molto praticata nelle edizioni cartacee - di normalizzazione a posteriori) o di accesso diretto, in linea, alle descrizioni. Uno dei mezzi, impiegati in particolare in ambito bibliotecario e della documentazione, per controllare la terminologia impiegata nelle descrizioni, soprattutto per gli elementi destinati a svolgere il ruolo di punti di accesso, è la messa a punto di authority files, o liste di autorità, comprendenti i termini di cui è autorizzato l’uso, corredati delle informazioni necessarie per individuarli univocamente e giustificarne la scelta, e termini il cui impiego nelle descrizioni non è ammesso, corredati degli opportuni rimandi ai relativi termini autorizzati. L’authority file è, normalmente, uno strumento utilizzato in primo luogo dallo schedatore per la scelta dei termini da impiegare nella descrizione, più che uno strumento a disposizione del ricercatore ().
Il dibattito sul possibile impiego anche in ambito archivistico di strumenti di questo tipo, per il controllo dei punti di accesso alla descrizione, è stato acceso, negli ultimi anni, soprattutto nel mondo anglosassone, nel quale maggiore è la contiguità tra banche dati archivistiche e bibliografiche () e dove in queste ultime sono largamente impiegati tali strumenti. In Italia tale dibattito è stato in parte ripreso (), incrociandosi con quello, che ha radici profonde nel nostro paese, sull’indicizzazione (). I punti centrali del dibattito ruotano intorno alla specificità della descrizione archivistica, connessa da una parte con la specificità dell’oggetto descritto, gli archivi, dall’altra con le peculiarità della ricerca d’archivio. Un primo aspetto riguarda, naturalmente, quali siano i punti di accesso più significativi alle descrizioni archivistiche, con al primo posto le denominazioni dei soggetti produttori degli archivi stessi (), sui quali si è incentrata l’attenzione e ai quali sono dedicate le ISAAR.
Un secondo aspetto, di importanza centrale, riguarda le modalità del controllo sulla terminologia e quindi le modalità di impiego delle liste di autorità. Già nel 1986, ad es., Hensen osservava come fosse poco adatta agli archivi la norma che impone, negli authority file bibliografici, l'uso della forma "più conosciuta", che può generare equivoci e difficoltà in caso di pseudonimi o simili, e così pure la regola della "direct entry" del nome di un ente (corporate heading) che preclude l'indicazione della gerarchia amministrativa; altro punto problematico era costituito dalla pratica bibliotecaria di fornire nelle liste solo gli elementi necessari per evitare ambiguità, scoraggiando quindi, se non in caso di assoluta necessità, l'indicazione - per le persone - di date di nascita e di morte, secondi cognomi e simili, e inoltre evitando qualsiasi aggiornamento successivo (come la data della sopravvenuta morte) non indispensabile al solo obiettivo della non ambiguità; pratiche tutte in conflitto con l'esigenza archivistica di "putting individuals and their documentary remains in a meaningful context" (). 
Le esigenze della descrizione archivistica, sia rispetto alle caratteristiche dell’oggetto da descrivere che a quelle dei percorsi della ricerca, impongono al contrario di supportare, nel controllo della terminologia, la varietà delle forme, essa stessa preziosa informazione descrittiva da porre a sua volta in relazione col tempo ed il contesto, evidenziando le relazioni tra le diverse forme ma evitando una normalizzazione a priori che si possa tradurre in una perdita di informazioni descrittive. In accordo a questa stessa impostazione, poi, è importante che gli eventuali authority files siano resi accessibili all’utente, che dovrebbe poterli utilizzare come via di accesso al sistema e come possibile punto di partenza per le sue ricerche, disponendo quindi non solo dei termini autorizzati, come punti d’accesso, ma di tutta la varietà delle forme registrate e della rete delle relazioni tra di esse. 
Se concentriamo l’attenzione sui soggetti produttori, inoltre, tale rete di rimandi non può limitarsi, in ambito archivistico, a dei semplici ‘vedi’ o ‘vedi anche’, ma dev’essere arricchita da notizie sulla natura di tali relazioni, e deve estendersi a comprendere relazioni di altra natura oltre a quelle riferite a semplici varianti di denominazione. Per gli enti, ad es., è importante dar conto delle relazioni di dipendenza tra un ente e l’altro, di quelle di passaggio di competenze, ecc., in modo da fornire al ricercatore un vero strumento di orientamento nella ricerca.
Ampliando la prospettiva, una lista controllata di soggetti produttori di archivi, concepita nell’ambito di un sistema descrittivo archivistico, potrebbe estendersi fino a comprendere anche le altre informazioni relative a tali soggetti necessarie per contestualizzarne compiutamente l’esistenza e l’attività: descrizione delle competenze, organizzazione interna e così via. Il concetto stesso di authority file, a questo punto, si allarga per ricomprendere questo maggiore respiro e tali più ampie funzionalità, tanto da spingere a parlare di enhanced authority files, o di reference files (). Tali strumenti avrebbero così la funzione non solo di controllo delle denominazioni dei soggetti produttori utilizzate nelle descrizioni archivistiche, ma di strumento descrittivo autonomo a loro dedicato, in grado di dar conto compiutamente di tutte le informazioni  essenziali su questi ultimi, e potendo così esercitare appieno quella funzione di ausilio alla ricerca che è lo scopo ultimo degli strumenti di controllo dei ‘punti di accesso’ alle descrizioni.
La descrizione ‘separata’ dei soggetti produttori
Alla proposta di un modello descrittivo che preveda l’impiego di strumenti analoghi agli authority files per realizzare una descrizione dei soggetti produttori separata da, e correlata con, le descrizioni del materiale archivistico si era giunti da tempo, sempre nel mondo anglosassone, sulla base di altre considerazioni, che possono esser fatte risalire, in certo modo, alla constatazione di come la descrizione archivistica coinvolga non una sola entità - gli archivi - ma due, in relazione non sempre lineare e semplice tra loro: gli archivi e i soggetti produttori degli stessi; e come quindi ognuna di queste entità andasse descritta autonomamente, con specifici strumenti. Una proposta in tal senso era stata avanzata nel 1986 da M. J. Evans (), che suggeriva di sostituire al tradizionale sistema descrittivo, basato su un modello gerarchico con al livello più alto l'ente creatore dell'archivio per scendere via via fino alle serie e alle singole unità, un sistema fondato su una descrizione da una parte delle serie archivistiche (record series), considerate la vera unità archivistica fondamentale, e dall'altra sulla descrizione degli enti produttori di archivi, gestita quest'ultima con un sistema analogo a un authority file. In tal modo si sarebbero potute gestire nell'ambito di tale authority file tutte le relazioni (di derivazione, assorbimento, passaggio di competenze, estinzione, ecc.) tra i vari enti produttori, e le relazioni tra ognuno di questi e le serie archivistiche da esso prodotte. Si sarebbero inoltre gestiti al meglio i casi certo non infrequenti di "record series" alla cui produzione avessero contribuito nel tempo enti diversi, e più in generale si sarebbe potuti passare da una concezione del "mondo archivistico" piatta e mono-gerarchica a una in cui gli archivi e gli enti produttori degli stessi esistono in uno "spazio concettuale multidimensionale" (), dando vita a un sistema descrittivo dotato di strumenti in grado di gestire e rappresentare le molteplici relazioni tra le entità coinvolte (archivi e loro creatori). Tale impostazione riprendeva i concetti alla base del cosiddetto ‘sistema australiano’, che pone al centro della descrizione archivistica le ‘series’, poste in relazione con i soggetti produttori delle stesse, descritti in modo autonomo, con la possibilità di gestire, anche in questo caso, relazioni multiple tra le due entità (). 
Un modello analogo, accompagnato da una maggiore attenzione alla struttura archivistica dei fondi (), di descrizione separata e interrelata di archivi e soggetti produttori, utilizzando per questi ultimi una struttura modellata su degli authority files è stato proposto da H. Stibbe in riferimento alle RAD (Rules for archival description) canadesi, con un articolo uscito anche in traduzione italiana (). Il modello prevede una rappresentazione della documentazione archivistica affiancata, e collegata da una rete di rimandi, a un complesso di liste di autorità riferito ai soggetti produttori della documentazione stessa, con descrizioni delle competenze di ciascuno di essi e un sistema di riferimenti interni che esprimano le relazioni di subordinazione e di derivazione tra i soggetti stessi. Il modello si fonda su due sistemi gerarchici correlati: il primo, riferito al materiale documentario, rappresentato nella descrizione archivistica multilivello con al suo vertice il fondo (fonds); il secondo, riferito alla provenienza, e cioè agli enti o persone produttori del materiale documentario stesso, rappresentato nell'authority system. Tale descrizione separata appare funzionale a una efficace rappresentazione delle relazioni tra gli archivi, le loro articolazioni, e i soggetti che li hanno prodotti, mettendo allo stesso tempo a disposizione dell’utente adeguati punti di accesso alle descrizioni: infatti, la relazione tra il fonds nel suo insieme e l'authority record del suo creatore () costituisce il primary access point per quel fondo; eventuali relazioni tra entità archivistiche (ad es. serie), che facciano parte di quel fondo, e altri authority records (nel caso ad es. di serie prodotte in origine da soggetti diversi e confluite successivamente nel fondo in questione) costituiscono degli added access points.
Tra i progetti che hanno messo in pratica il principio della schedatura separata di archivi e soggetti produttori va ricordato il recente progetto di schedatura in formato MARC degli Archivi Vaticani (), anche se secondo un modello originale non completamente riconducibile a quelli cui si è accennato. Un primo significativo risultato dell’impostazione adottata è stata la possibilità di gestire informazioni su soggetti produttori di cui ancora non si era reperita documentazione, con lo stesso formato delle informazioni sugli altri soggetti, realizzando in tal modo una banca dati istituzionale potenzialmente completa e rendendo relativamente semplici futuri incrementi e aggiornamenti della base dati o delle relazioni tra gli elementi della stessa. Interessanti in particolare, poi, alcune considerazioni metodologiche, fondate anche sulla constatata impossibilità di utilizzare per la descrizione delle istituzioni il formato MARC per le Authorities, inadeguato allo scopo, in favore di un impiego per tutti i record descrittivi del formato MARC-AMC, del quale pure si sottolineano i limiti. Si afferma infatti che la stessa distinzione, di origine bibliotecaria, tra dati "bibliografici" (nel senso di descrittivi in senso proprio) e "authority data" (impiegati per il controllo dei ‘punti di accesso’) non può essere meccanicamente riproposta nel mondo degli archivi (), nel quale più che di semplice controllo di punti di accesso alle descrizioni archivistiche si tratta di fornire strumenti per la redazione di vere e proprie descrizioni di entità distinte - i soggetti produttori -, correlate a quelle degli archivi ma con una propria dimensione autonoma. Sempre in riferimento all'impiego di liste di autorità, ma più in generale all'impiego di strumenti descrittivi di tipo bibliografico negli archivi, si osserva inoltre che il tipo di informazioni (limitate, lacunose, a volte contradditorie) disponibili in campo archivistico, e la stessa metodologia del lavoro descrittivo in tale ambito, male si sposano con strutture descrittive di tipo bibliografico, le quali presumono un linguaggio assertivo e la costituzione di basi dati coerenti ed omogenee. Per quanto riguarda gli authority files, si adombra la necessità di mettere a punto strumenti in grado di gestire riferimenti ad "autorità" anche contradditorie e in conflitto tra loro (). 
Si estende e si precisa così il discorso già sopra tratteggiato dell'allargamento di strumenti quali l'authority control verso la messa a punto di sistemi descrittivi in grado di rappresentare al meglio la multidimensionalità del mondo reale, e di essere utilizzabili proficuamente da parte di ricercatori e "catalogatori" in un lavoro che non può che procedere per piccoli passi e incrementi e affinamenti successivi. 
ISAAR, punti di accesso e descrizione dei soggetti produttori
Nella introduzione alle ISAAR sono, come si è accennato, ripresi entrambi gli aspetti sopra presentati. La descrizione separata delle informazioni sui soggetti produttori, si afferma, può essere di aiuto alla ricerca storica e alle esigenze di gestione degli archivi, permettendo di correlare le informazioni relative a un soggetto produttore con le descrizioni della documentazione, prodotta dallo stesso, anche se conservata in sedi e istituzioni diverse (). Tale correlazione, naturalmente, è possibile in quanto le informazioni sui soggetti siano espresse in forma standardizzata e condivisa (condivisione che può anche interessare contesti internazionali) (). 
Il nome del soggetto produttore, inoltre, può essere considerato il punto di accesso principale alle descrizioni del materiale archivistico (), e quindi il candidato naturale a forme di controllo attraverso degli authority files (). 
La distinzione tra le caratteristiche degli authority files in uso nel mondo bibliotecario e quelli auspicati per gli archivi è pure rimarcata, accennando come, in questi ultimi, le informazioni descrittive debbano andare oltre i semplici dati minimi essenziali per un’identificazione non ambigua, così da poter rappresentare appieno i singoli soggetti produttori e da arricchire in tal modo la descrizione degli archivi ad essi legati ().
Il duplice possibile impiego dello standard, come controllo della creazione e impiego di punti di accesso alle descrizioni archivistiche e/o come messa a punto di autonome descrizioni di enti, persone o famiglie nell’ambito di un sistema descrittivo archivistico è esplicitamente prevista anche nelle ‘istruzioni per l’uso’ dello standard ().
Un altro possibile impiego, cui si fa cenno, di tali descrizioni standardizzate è il controllo di punti di accesso per soggetto (), ove cioè l’ente, famiglia o persona descritti compaiano nella descrizione archivistica nell’ambito della descrizione del contenuto, e non come soggetti produttori.
Descrizione dei soggetti produttori: prospettive ed esperienze in Italia
Come si sottolinea nel documento del gruppo di lavoro ANAI, già riportato in nota, un simile modello di gestione separata delle descrizioni dei soggetti produttori di archivi sembra particolarmente fecondo in una situazione come quella italiana, anche oltre le prospettive tratteggiate nelle ISAAR e nelle altre proposte riferite, stante il complesso “processo di trasmissione della documentazione, spesso più che secolare, segnato da complicati passaggi di competenze e di archivi da un'istituzione all'altra, da interventi di ordinamento e riordinamento - scaturiti da molteplici esigenze di carattere politico - amministrativo o culturale - e, last but not least, dalla confluenza di archivi in appositi istituti di concentrazione”, che “si traduce in una struttura dei fondi contraddistinta dalla presenza a vari livelli di documentazione prodotta da soggetti diversi, nonché da un’ampia casistica di possibili intrecci fra fondo e fondo e fra fondi e soggetti produttori” (). 
La relazione fra fondi e soggetti produttori è, insomma, una relazione molti a molti: in un fondo archivistico può essere presente infatti documentazione prodotta da più soggetti, e allo stesso tempo documentazione prodotta da un soggetto può essere reperita in fondi diversi, conservati nello stesso o in altri istituti di conservazione. L’esigenza di una descrizione autonoma scaturisce quindi, in un certo senso, dalla stessa natura della documentazione archivistica, e una soluzione del genere appare opportuna in tutti i contesti nei quali l’obiettivo sia la costituzione di un sistema di descrizioni che abbracci più fondi archivistici, risultato dell’attività di più produttori diversi, e utile anche nella descrizione di un singolo archivio, prodotto da un solo ente ad organizzazione complessa, in quanto può consentire di dar conto di tutte le relazioni tra le diverse entità organizzative in cui l’ente si articola, e i diversi insiemi - serie, sottoserie - archivistici nei quali la documentazione è stata organizzata. A quest’ultimo proposito, anche se in un contesto senz’altro diverso, merita ricordare come un lavoro analogo di individuazione delle entità organizzative e delle loro relazioni coi processi di produzione e gestione dei documenti d’archivio deve essere portato avanti per la messa a punto di sistemi informatici di gestione dei documenti e degli archivi, con la relativa analisi dei procedimenti e la messa a punto di idonei sistemi di classificazione e ordinamento della documentazione che consentano in ogni momento di ricostruire le relazioni tra, ad esempio, una pratica e gli uffici che hanno contribuito alla sua formazione e gestione. 
Tornando alla prospettiva della messa a punto di sistemi descrittivi di archivi storici, in un recente intervento S. Vitali ha tratteggiato come un sistema di descrizioni interrelate di soggetti produttori e di archivi, che consenta un accesso in ricerca attraverso gli uni o gli altri, potrebbe essere di valido ausilio alla ricerca storica:
“Ipotizziamo che si voglia condurre una ricerca generale o su qualche aspetto specifico delle operazioni di bonifica territoriale intraprese nella Maremma toscana nel corso della prima metà del XIX secolo. Il primo passo della ricerca (diretto oppure suggerito dalla consultazione di un reference file dedicato all'illustrazione, dal punto di vista politico-istituzionale, della seconda fase del dominio lorenese in Toscana, quello successivo alla Restaurazione del 1814, oppure, ancora, di una descrizione politico-territoriale del Compartimento grossetano in quella medesima epoca) prenderà avvio, probabilmente, dal fondo Ufficio di bonificamento della Maremma, conservato presso l'Archivio di Stato di Firenze. Una consultazione delle descrizioni relative al fondo e alle sue poche serie, rivelerà la sua scarsa consistenza e la sua insufficienza per la nostra ricerca. Ma la consultazione dell'authority record del soggetto produttore del fondo (la Commsssione per il bonificamento della Maremma, istituita nel 1828) ci segnalerà immediatamente due possibili direzioni di ricerca: verso l'alto nella scala delle gerarchie istituzionali, cioè nei fondi prodotti dalla Segreteria di Finanza, da cui l'Uffizio di bonificamento della Maremma dipendeva (e sono vari fondi, conservati tutti nell'Archivio di Stato fiorentino: oltre nell'omonimo Segreteria di Finanza (1814-1848) troveremo documentazione sulla bonifica maremma nei Capirotti di Finanza e nella Miscellanea di Finanza A, oltre che nel fondo Piante del Ministero delle Finanze) e verso il basso nella stessa scala gerarchica, cioè nei fondi della Camera di soprintendenza comunitativa del Compartimento grossetano relativo, il cui provveditore faceva parte della Commissione di bonificamento della Maremma e che si trovano presso l'Archivio di Stato di Grosseto. Ma dalla consultazione delle descrizioni del fondo Segreteria di Finanze (1814-1848) potrebbe partire un altro filone di ricerca: la segnalazione nella serie Protocolli del bonificamento della Maremma, dell'esistenza di duplicati della medesima documentazione nel fondo Segreteria di Gabinetto. Appendice, ci porterebbe alla scoperta dell'importantissima documentazione sulla Maremma che proviene dall'archivio del Granduca Leopoldo II. Ma le sorprese potrebbero non finire qui. La lettura delle note che illustrano questo fondo ci farebbe conoscere il complicato destino dell'archivio personale dei Granduchi lorenesi dopo l'Unità d'Italia e la nostra curiosità, ci condurrebbe, grazie alle autostrade telematiche, all'Archivio di Stato di Praga, nella Repubblica ceca, dove è attualmente conservata una parte significativa delle carte di Leopoldo II di Lorena. La consultazione dell'autorithy record della Segreteria di Finanza (come soggetto produttore dei fondi sopra ricordati) potrebbe suggerirci, invece, l'idea di saperne di più sul Segretario di Finanze toscano all'epoca dell'avvio della bonifica maremmana (1828), Vittorio Fossombroni. La sua scheda biografica ci farà scoprire che si trattava anche di un illustre ingegnere idraulico (e la notizia per la nostra ricerca è molto importante) e ci rinvierà al suo archivio personale che si trova all'Archivio di Stato di Arezzo” (). 
Alcune esperienze concrete stanno cercando, anche in Italia, di avviare una riflessione e un lavoro concreto nella direzione della messa a punto di sistemi informativi che sfruttino le potenzialità di un simile modello di redazione di descrizioni autonome e interrelate di soggetti produttori ed archivi, sfruttandone le possibilità per la rappresentazione delle complesse relazioni che li legano e del variare nel tempo di tali relazioni. 
Un esperimento in tal senso è stato avviato dall’Archivio di Stato di Milano con la messa a punto di una banca dati che raccoglie i risultati del lavoro di censimento degli archivi di deposito degli uffici dello Stato della provincia, in cui si è realizzata una schedatura separata degli uffici stessi (ivi compresi uffici ormai cessati di cui si sia individuata documentazione), da una parte, e dall’altra dei complessi archivistici da essi conservati. Uno degli obiettivi perseguiti era la possibilità di utilizzare le schede degli uffici, oltre che in riferimento agli archivi da essi conservati - con la possibilità di tener traccia agevolmente di relazioni multiple quale quella di, ad es., una serie ora conservata da un ufficio, che l’ha acquisita in seguito alla cessazione di un altro al quale può esserne ascritta la produzione -, anche come aggancio per procedure gestionali quali quella, per gli uffici attivi,  riferita all’attività delle Commissioni di sorveglianza e scarto. 
Tornando al mondo degli archivi storici in senso stretto, un esempio significativo è il progetto LORAN, coordinato dalla Soprintendenza Archivistica per la Toscana, che include in un unico sistema informativo, accessibile con strumenti ipertestuali, informazioni su archivi, soggetti produttori, istituti di conservazione, toponimi e compartimenti territoriali, e consente di seguire il mutare nel tempo delle interazioni tra queste entità, con l’obiettivo di permettere di “ricostruire quel gioco di incastri, rimandi e sovrapposizioni che costituisce uno dei nodi centrali del processo di produzione, conservazione e uso di questo tipo di fonti” ().
Nella stessa direzione pare andare a sua volta il progetto, avviato di recente dalla Regione Lombardia, di schedatura di istituzioni di ‘antico regime’, immaginato come possibile componente di un più ampio sistema informativo archivistico, aperto al contributo di più soggetti e relativo ad archivi conservati presso una molteplicità di enti distinti. In tale sistema, la base dati delle istituzioni messa a punto dovrebbe avere un ruolo, ad un tempo: di fonte informativa di per sé, con una propria dimensione autonoma; di risorsa a disposizione degli schedatori/redattori di descrizioni archivistiche, per la formulazione delle stesse e per la predisposizione di rinvii e voci di indice; di, infine, punto d’accesso privilegiato per gli utenti che da qui potrebbero avviare le proprie ricerche e ‘navigazioni’ nel sistema informativo, in alternativa o in aggiunta all’accesso diretto alle descrizioni archivistiche vere e proprie ().
Le finalità dichiarate di quest’ultimo progetto portano in primo piano un ulteriore aspetto interessante del modello di ‘descrizione separata’ illustrato, e cioè il potenziale valore delle descrizioni di soggetti produttori di archivi anche al di fuori della loro funzione di ‘ausilio’ al sistema delle descrizioni archivistiche, come strumento con un proprio valore informativo e suoi potenziali specifici impieghi. Si prefigura insomma un ampliamento della prospettiva, con l’allargamento della riflessione verso la messa a punto di sistemi informativi costituiti di diverse componenti (sintetiche descrizioni di enti e istituzioni e biografie di persone (), descrizioni di archivi, combinate - come nel progetto toscano - con descrizioni di circoscrizioni geografiche, ecc.), ognuna legata alle altre ma con una propria autonomia informativa, con maggiori possibilità di collaborazione e scambio tra il mondo degli archivi ed altri settori della cultura e dell'amministrazione. 
La messa a punto di sistemi informativi con caratteristiche di struttura aperta ed articolata, con la possibilità di far comunicare tra loro descrizioni redatte anche in formati diversi, connesse tra loro attraverso il comune riferimento, ad esempio, a liste controllate di soggetti produttori, potrebbe anche consentire l’integrazione in, o la connessione a, tali sistemi degli apparati descrittivi prodotti dai diversi progetti di applicazione dell’informatica alla descrizione archivistica portati avanti negli anni passati, o ancora il collegamento con l’enorme ricchezza di informazioni archivistiche e istituzionali raccolte e organizzate nella Guida Generale degli Archivi di Stato.
Il disegno di sistemi informativi articolati, composti da molteplici componenti dedicate alla descrizione e alla gestione delle informazioni relative ai soggetti produttori e conservatori di archivi - oggi e nel passato -, oltre a vocabolari controllati di terminologia, basi dati storico - geografiche, ecc., apre anche ampie prospettive di sinergie e collaborazioni con altri settori dei beni culturali e della ricerca storica, giuridica e amministrativa, e anche con altri rami della pubblica amministrazione, che a loro volta hanno in corso lavori di messa a punto di strumenti che potrebbero essere in vario modo integrati o messi in relazione con quelli specifici dei sistemi informativi archivistici (), sia nel settore della descrizione archivistica sia rispetto alle problematiche più strettamente gestionali, quale quella del censimento degli archivi vigilati e di quelli conservati da altri soggetti dell’amministrazione dello Stato. Anche in tale ambito, infatti, appare utile avviare una riflessione in merito alla possibilità della messa a punto di standard per la identificazione e la descrizione dei soggetti che hanno a che fare con gli archivi - in quanto titolari, detentori, produttori -, e di strumenti tali da consentire di descrivere le relazioni di tali soggetti tra loro e con gli archivi, e inoltre di tenere traccia del mutare nel tempo di tali relazioni.
L’attuale contesto archivistico italiano e il dibattito sugli standard descrittivi
Il dibattito sugli standard descrittivi proposti dal Consiglio Internazionale degli Archivi si colloca in un momento particolare per gli archivi italiani. La situazione appare infatti in rapida evoluzione, sia per quanto riguarda gli archivi in formazione che rispetto alla gestione degli archivi storici, che, infine, relativamente alla stessa organizzazione dell’Amministrazione archivistica nazionale, coinvolta nel più ampio processo di riorganizzazione dell’apparato statale e della pubblica amministrazione in genere. In tutti questi campi l’innovazione tecnologica mette a disposizione strumenti sempre più raffinati per la gestione delle informazioni e dei documenti, e porta in primo piano tutte le problematiche relative alla comunicazione di tali informazioni, nello spazio e nel tempo, all’interno delle organizzazioni e tra i diversi soggetti coinvolti. 
In tale contesto è senz’altro all’ordine del giorno una riflessione complessiva sulla messa a punto di strumenti adeguati a una migliore valorizzazione del patrimonio archivistico italiano, che sfrutti al meglio le più ampie possibilità offerte dalle nuove tecnologie mantenendo solide radici nella ricchezza problematica della tradizione archivistica italiana, e ad un tempo sulla messa a punto di strumenti adeguati per la gestione quotidiana di tale patrimonio, in un contesto che inevitabilmente, e già di fatto da tempo, vede il concorrere di una pluralità di soggetti (Stato, enti locali, privati) ai vari livelli (dalla materiale realizzazione di operazioni di riordino e schedatura, al loro finanziamento, alla organizzazione di convegni e seminari, di mostre, ecc. ecc.). 
La riflessione sugli standard descrittivi proposti dal Consiglio Internazionale degli Archivi non può insomma, nell’attuale contesto archivistico italiano, che allargarsi a una riflessione complessiva sugli strumenti di cui il mondo archivistico, e tutti i soggetti che con gli archivi hanno a che fare per loro missione istituzionale (in primis, ma non solo, l’Amministrazione Archivistica) si vuole dotare per consentire la migliore gestione e fruizione del patrimonio inestimabile che gli archivi del passato e del presente costituiscono, sia per la ricerca storico - scientifica che, più in generale, per la società nel suo insieme. In tale ambito, appare centrale l’individuazione delle linee essenziali per la messa a punto di sistemi informativi in grado di rappresentare efficacemente gli archivi e le complesse relazioni che li legano, in quanto sedimento dei più vari settori dell’attività umana, ai soggetti che nel corso del tempo li hanno prodotti, conservati, reimpiegati per le loro finalità pratiche e culturali. 
L’attuale sviluppo, vorticoso, della tecnologia mette a disposizione strumenti tali da rendere possibile la progettazione di sistemi informativi aperti, di diversa architettura ed estensione, in grado di comunicare tra loro e di mettere a disposizione dei propri utenti - soggetti istituzionali, ricercatori, semplici cittadini - molteplici modalità di accesso, anche a distanza. Prioritaria appare in quest’ambito proprio la riflessione sui modelli concettuali e sugli standard - di ogni livello - che vanno messi a punto e presi a riferimento perché tale integrazione e comunicazione possa aver luogo su solide basi e in modo coerente, con l’individuazione altresì delle strutture organizzative cui affidare la definizione e la manutenzione degli standard stessi, delle modalità per la loro messa a punto e aggiornamento, dei modi e dei ‘luoghi’ di incontro e confronto tra i diversi soggetti titolari di tali funzioni. 
Il confronto internazionale appare in questo contesto un momento ineliminabile e centrale, sia per la prospettiva sovranazionale che ormai caratterizza la nostra società - e quindi anche il mondo degli archivi e della ricerca storica -, sia per l’arricchimento reciproco cui tale confronto può portare, da una parte con l’arricchimento del dibattito nel nostro paese con il riferimento alle proposte e agli esempi applicativi che possono venire dall’estero, e dall’altra con il contributo di ricchezza problematica, di lunga tradizione, di estrema varietà di esempi e situazioni che la comunità archivistica italiana può offrire al mondo.